Izguba ali uničenje poslovne dokumentacije

Izguba poslovne dokumentacije ni pogojena le z naravnimi nesrečami, kot smo jim bili priča pred kratkim, ko je voda zalila in uničila marsikatero računovodsko in davčno dokumentacijo. Do tega prihaja pogosteje, kot si mislimo in v nadaljevanju navajamo nekaj najpogostejših primerov.

• Požar: Požar je eden najpogostejših vzrokov za uničenje poslovne dokumentacije. Lahko ga povzročijo električne napake, kemične reakcije, nepravilno shranjevanje vnetljivih snovi ali naravne nesreče, kot so strele ali potresi.
• Poplava: Poplave lahko povzročijo veliko škodo na poslovnih prostorih in uničijo dokumente. Pogosti vzroki poplav so močno deževje, zamašene kanalizacije ali naravne nesreče, kot so neurja ali taljenje snega.
• Vihar: Močan veter, toča ali drugi vremenski pojavi lahko povzročijo fizično škodo na poslovnih prostorih in uničijo dokumente.
• Vlom: Vlom v poslovne prostore lahko privede do kraje dokumentov ali njihovega uničenja.
• Obratovalni zastoj: Napake v delovanju opreme, izpadi električne energije ali druge tehnične težave lahko povzročijo izgubo podatkov in uničenje dokumentov.

Kako ravnati, če pride do izgube ali uničenja poslovne in davčne dokumentacije?

Oblikovanje verodostojnega dokazila o škodi

Prvi korak, ki ga je smiselno narediti po nesreči, je priprava poročila o nastali škodi. Kot poudarjajo pri FURS-u, je za verodostojnost najbolje, da tak dokument sestavi nepristranska tretja oseba, kot je zavarovalni agent ali komisija za popis škode. Ključno je, da iz tega dokumenta jasno izhaja, da je bila vaša dokumentacija zaradi poplav poškodovana ali uničena. Dodajte tudi slike poplavljenih prostorov, poročila o nesreči in druge dokaze, ki podkrepijo trditev o izgubi.

Kljub temu, da podjetje dokaže, da je bila poplavljena dokumentacija uničena, je primorano narediti vse, da izgubljeno dokumentacijo obnovi.

Čeprav ob uničenju dokumentacije zakon ne zahteva takojšnjega obveščanja FURS, je priporočljivo, da o takem dogodku obvestite pristojni finančni urad preko sistema eDavki.

Kako se lotiti pridobitve izgubljene dokumentacije?

• Sodelujte s partnerji: Poskusite pridobiti kopije dokumentov od svojih partnerjev, kot so dobavitelji in kupci. Stopite v stik z njimi in jih prosite za kopije izgubljenih dokumentov, saj so lahko ključni za obnovo vaše dokumentacije.
• Preverite digitalne zapise: Preglejte vse morebitne digitalne kopije, e-poštno komunikacijo ter druge sledi svoje poslovne komunikacije. Pogosto se pomembni dokumenti in informacije o finančnih transakcijah shranjujejo v elektronski obliki, zato lahko tam najdete uporabne podatke.
• Uporabite eDavke za davčne podatke: Za podatke, povezane z davčnimi računi, preverite spletno storitev eDavki. Tam lahko dostopate do davčno potrjenih računov in drugih informacij, ki jih potrebujete. Za dostop do teh podatkov se vpišite v eDavke in sledite navodilom za pridobitev manjkajočih informacij.
• Preverite pri svojem računovodstvu: Računovodje pogosto dokumente kopirajo ali skenirajo in jih shranjujejo v svojem arhivu.

S temi koraki boste povečali možnosti za obnovitev izgubljene dokumentacije in učinkovito izpolnili svoje davčne obveznosti.

Reševanje davčnih obveznosti

Če zaradi poplavljene in uničene dokumentacije ne morete pravočasno predložiti obračuna davka ali davčne napovedi, Zakon o davčnem postopku omogoča, da vložite zahtevo za podaljšanje roka za predložitev teh dokumentov po izteku predpisanega roka. Ključno je, da o takšni zahtevi pravočasno obvestite pristojne organe.

Kaj je z oddajo DDV obračuna?

Običajni roki za oddajo DDV obračuna ostanejo enaki, razen če davčni organ ne izda uradnega obvestila o podaljšanju roka zaradi izrednih razmer. Davčni organ (FURS) lahko v izjemnih situacijah odloči o podaljšanju roka za oddajo obračuna, kar omogoča davčnim zavezancem dodaten čas za izpolnitev svojih obveznosti, kar pa v primeru poplav ni bilo določeno.

Če davčni zavezanec ne more oddati obračuna v predpisanem roku, ima na voljo dve možnosti:

• Samoprijave in popravki: V primeru, da davčni zavezanec ugotovi napake ali nepravilnosti v DDV obračunu, lahko še vedno uporabi samoprijavo za popravek teh napak, ne glede na izredne razmere. DDV-O obračun predloži na podlagi samoprijave, v skladu z 88.c členom ZDDV-1.
• Oddaja po izteku roka: Predložitev davčnega obračuna po izteku roka, v skladu z 52. členom ZDavP-2.

Kazni in sankcije

Davčni organ lahko še vedno izda kazni ali sankcije za zamude pri oddaji DDV obračuna ali druge kršitve, vendar se lahko v izjemnih okoliščinah upoštevajo olajšave ali prilagoditve, če so izredne razmere upravičene.

Nepopolna ali izgubljena poplavljena dokumentacija

Davčni zavezanci, ki ne razpolagajo s popolnimi podatki, lahko predložijo obračun DDV s posebno prilogo, ki opozarja na nepopolnost podatkov. Tak obračun lahko kasneje, ob pridobitvi dodatnih podatkov, dopolnijo. Na podlagi 88.b člena ZDDV-1 je možno popravke napak iz preteklih davčnih obdobij vključiti v tekoči obračun DDV.

Kako se izogniti izgubi dokumentacije?

V nadaljevanju bomo predstavili nekaj ključnih nasvetov in smernic za učinkovito hrambo dokumentacije. Pravilna organizacija in varovanje dokumentov sta ključna za nemoteno poslovanje ter zaščito pomembnih informacij. S temi nasveti boste lahko bolje obvladovali svojo dokumentacijo ter zmanjšali tveganje izgube pomembnih podatkov.

• Uporaba programov, ki delujejo v oblaku: Programi, ki delujejo v oblaku, omogočajo shranjevanje vse dokumentacije neposredno v oblak. Tako podatki ostajajo vedno na varnem.
• Elektronske kopije fizičnih dokumentov: Priporočljivo je, da shranjujete elektronske kopije fizičnih dokumentov. To omogoča preprosto dostopnost in varnost pred morebitno izgubo.
• Redne varnostne kopije: Ne pozabite redno izdelovati varnostnih kopij svojih dokumentov. To je ključno za zaščito pred nepričakovanimi izgubami podatkov.
• Zakon o davčnem postopku (38. člen): Bodite pozorni na 38. člen Zakona o davčnem postopku, ki obravnava zaščito in varnost shranjenih podatkov. Spoštovanje tega člena je ključno za zagotavljanje varnosti vaših dokumentov.
• Slovenski Računovodski Standardi: Upoštevajte smernice Slovenskih računovodskih standardov, ki urejajo skrbno računovodenje in hrambo dokumentacije.
• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA): Prav tako bodite pozorni na določbe Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, ki urejajo hrambo in zaščito dokumentacije.