Kaj prinašajo spremembe zakona na področju evidenc delovnega časa

V Uradnem listu št. 50 z dne 5. 5. 2023 je bil objavljen Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), ki je pričel veljati 20. 5. 2023, uporabljati pa se bo začel 6 mesecev po uveljavitvi, to je z 20. 11. 2023. Delodajalci imate tako dovolj časa, da se s sprejetimi spremembami seznanite in se nanje tudi pravilno pripravite.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) je bil tako prvič po svojem sprejetju, v letu 2006, noveliran, pobudo za sprejete spremembe pa je podal Inšpektorat Republike Slovenije za delo (IRSD). V skladu z letnimi poročili IRSD se namreč kršitve na področju evidenc delovnega časa, predvsem evidence o izrabi delovnega časa, pojavljajo kot ene izmed najpogostejših kršitev na področju delovnih razmerij.

Med pomembnejše spremembe ZEPDSV velja omeniti dopolnitev obsega podatkov, ki se vodijo v evidenci o izrabi delovnega časa. V evidenco o izrabi delovnega časa je, v skladu z 18. členom ZEPDSV, trenutno potrebno vpisati:
1. podatke o številu ur (to pomeni, da se piše le št. opravljenih ur npr. 8 ur)
2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa
3. opravljene ure v času nadurnega dela
4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca z oznako vrste nadomestila
5. neopravljene ure, za katere s prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila
6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestila plače in
7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje z oznako vrste statusa

Po ZEPDSV-A pa bo v evidenci o izrabi delovnega časa od vključno 20. 11. 2023 potrebno voditi tudi:
8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela
9. izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom (način beleženja se bo prepuščalo delodajalcem, torej ni nujno, da se čas izrabe vpise neposredno ob izrabi odmora, lahko je vpisan tudi vnaprej, če se npr. čas odmora pri delodajalcu izrablja konstantno ob vnaprej točno določenem času)
10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo)
11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
12. vpis tekočega seštevka ur v tednu, mesecu oz. letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa (delodajalec, ki evidenco delovnega časa vodi ročno, bo lahko podatek vpisoval tedensko).

Novela ZEPDSV-A nadalje določa tudi obveznosti delodajalca na področju obveščanja delavca o evidenci o izrabi delovnega časa. Izrecno je tako zapisano, da delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj, kar je sicer v skladu z zakonodajo na področja varstva osebnih podatkov veljalo že doslej.

Delodajalec bo od 20. 11. 2023 imel tudi obveznost delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec, in sicer do konca plačilnega dne, pri čemer se bo pisno obvestilo lahko poslalo tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Za obveznost seznanitve se bo štel tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec, pri čemer se mora pravica uresničevati brez prisotnosti delodajalca.

Delavec bo enkrat tedensko od delodajalca lahko zahteval, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa, pri čemer se bo za obveznost seznanitve štel tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.

V zvezi s hrambo evidence o izrabi delovnega časa je pomembna novost, da bo od 20.11.2023 delodajalec moral na sedežu oziroma kraju opravljanja dela hraniti evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki. Ta določba bo prinesla vrsto neprijetnosti delodajalcem, pri katerih se delo opravlja terensko, od doma ipd. V zvezi s temi vprašanji je dogovorjeno, da naj bi dileme uredil podzakonski akt, ki naj bi bil sprejet pred uveljavitvijo zakona, vendar trenutno osnutka še nismo prejeli v usklajevanje.

Pri mogočih načinih vodenja evidenc na področju dela in socialne varnosti ostaja v veljavi tudi ročni način, saj je zbornicam in delodajalskim organizacijam uspelo zaustaviti predlog po obveznem elektronskem vodenju evidence o izrabi delovnega časa. Je pa določeno 2-letno obvezno elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa v primeru storjenih kršitev s strani delodajalca:

1. pravnomočno izrečene globe po 5., 8., 9., 10., 11., 12., 13., 14. ali 15. točki 1. odstavka, 2. ali 3. odstavka 217.a člena ZDR-1 (gre za prekrške povezane z delovnim časom: naložitev nadurnega dela delavcu s krajšim delovnim časom, določanje polnega delovnega časa, odrejanje nadurnega dela, razporejanje delovnega časa, nočno delo, odmori in počitki)
2. pravnomočna izrečena globa po 1., 2., 3., 4. ali 5. odstavku novega 23. člena ZEPDSV-A (delodajalec ne vodi, ne hrani ali ne posodablja evidenc, navaja neresnične/nepravilne/nepopolne podatke, uporabi podatke za drug namen, ne preloži podatkov, ne obvešča delavca, ne hrani evidence/dokumentacije na kraju opravljanja dela)

Novela ZEPDSV-A prav tako predvideva obvezno elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa tudi v primeru dogovora med delodajalcem in delavci o elektronskem vodenju evidence o izrabi delovnega časa (na prostovoljni podlagi).

Na koncu velja omeniti še kazni za prekrške, ki so določene v višjih zneskih (od 1.500 do 20.000 EUR), prav tako pa se določajo tudi novi prekrški in sankcije zanje na področju elektronskega vodenja evidence o izrabi delovnega časa (kazni od 3.000 do 20.000 EUR).

Dodatne informacije: Svetovalni center OZS, Nina Ličar, svetovanje@ozs.si, tel. 01 58 30 553