Obvezno elektronsko vlaganje eZahtevkov za refundacije nadomestil plač s 1.1.2023

Obvezno vlaganje eZahtevkov predstavlja nadgradnjo uvedbe elektronskega bolniškega lista, ki ga poslovni subjekti obvezno prevzemajo preko portala SPOT od februarja 2020 dalje. Vlaganje eZahtevkov za poslovne subjekte prinaša prihranke pri času in sredstvih, hkrati pa vpliva na čas obdelave zahtevkov in nakazil refundacije nadomestil plač na ZZZS.

Vlaganje eZahtevkov prek sistema SPOT prinaša še druge prednosti:

• omogoča elektronski vnos zahtevka in pripadajočih obračunov prek elektronskega obrazca na portalu SPOT;
• omogoča uvoz podatkov za zahtevek in obračun iz izvornih računovodskih aplikacij preko spletnega vmesnika. Vmesnik je zelo koristen za velike delodajalce, saj ni potreben večkratni ročni vnos podatkov;
• s pomočjo avtomatskih kontrol se zmanjša možnost napak pri vnosu podatkov, saj je omogočeno preverjanje vnesenih podatkov obračuna še pred oddajo zahtevka in izvedbo informativnega izračuna nadomestila plač za posamezen obračun;
• omogoča pregledovanje vloženih zahtevkov na način, da lahko poslovni subjekt kadarkoli preveri, kakšen je status posameznega zahtevka in kateri obračuni znotraj zahtevka so bili odobreni. Omogočen je vpogled tudi v priznane refundacije v preteklih obdobjih (tudi pred prehodom na elektronsko vlaganje zahtevkov).

ZZZS ugotavlja, da se število poslovnih subjektov, ki so se odločili za vlaganje eZahtevkov povečuje, vendar številni zahtevke še vedno vlagajo ročno, med te spadajo tudi večji poslovni subjekti.

Obvezno vlaganje eZahtevkov za poslovne subjekte, ki so vpisani v Poslovni register Slovenije, bo dokončno uvedeno s 1. januarjem 2023. Gre za skrajni rok za vključitev v sistem SPOT, do katerega  morajo biti vsi poslovni subjekti že vključeni v oddajanje eZahtevkov.

Po 1. januarju 2023 bodo zahtevke za refundacijo v papirni obliki lahko vlagali le delodajalci, ki so fizične osebe, in sicer za delavce, ki so zavarovani z zavarovalno podlago 016 (za gospodinjske pomočnice, osebne tajnice, delavce na kmetiji in podobno).

ZZZS poslovnim subjektom, ki zahtevke za refundacijo nadomestila plače še vedno oddajajo ročno priporoča, da se pripravijo na elektronsko obdelavo in oddajo zahtevka, hkrati pa jim svetuje, da proučijo možnosti, ki jim za oddajo eZahtevkov najbolj ustreza:

1. Oddaja eZahtevkov prek programa za plače

Če se bo poslovni subjekt odločil, da mu pogodbena programska hiša implementira vmesnik za pripravo eZahtevkov (modul eNDM v okviru vmesnika eBOL in eNDM), bo v lastnem programu za obračun plač pripravljal elektronske zahtevke za refundacijo nadomestil in jih preko vmesnika posredoval na ZZZS. Vmesnik eBOL in eNDM skupaj z ZZZS zagotavlja Ministrstvo za javno upravo. Informacije o pogojih uporabe so na voljo na povezavi. Prednost uporabe vmesnika je predvsem v tem, da poslovni subjekt zahtevek pripravi v okviru programa za plače in se nato avtomatsko posreduje prek vmesnika na ZZZS.

2. Oddaja eZahtevkov prek vmesnika eBOL in eNDM  s strani računovodskega servisa

Poslovni subjekt, ki bo pripravo in oddajo eZahtevka prepustili računovodskemu servisu, ki ima program, ki omogoča povezavo do vmesnika eBOL in eNDM, mora računovodski servis za to pooblastiti. Obrazec pooblastila za delo preko vmesnika eBOL in eNDM je na voljo na povezavi. Izpolnjen in podpisan obrazec pooblastila je potrebno posredovati na najbližjo SPOT točko ali pa pooblastilo urediti elektronsko prek portala SPOT, vendar mora imeti v tem primeru zakoniti zastopnik digitalno potrdilo.

3. Oddaja e-zahtevkov prek portala SPOT

V primeru, da se bo poslovni subjekt odločil za vlaganje eZahtevkov neposredno prek portala SPOT, potrebuje:

• dostop do spleta – spot.gov.si,
• veljavno kvalificirano digitalno potrdilo,
• če oseba, ki bo oddajala eZahtevke, ni zakoniti zastopnik, potrebuje pooblastilo zakonitega zastopnika. Informacije o tem so dostopne na povezavi

Najkasneje konec leta 2022 morajo biti vsi poslovni subjekti pripravljeni za vlaganje eZahtevkov preko vmesnika eNDM ali neposredno preko portala SPOT, zato poslovne subjekte in njihove računovodske servise ZZZS opozarja na pravočasnost pričetka vlaganj eZahtevkov.

Za dodatna pojasnila se poslovni subjekti lahko obrnejo na:

• klicni center za nadomestila: tel. št. 01 / 30 77 555
• elektronski predal klicnega centra: nadomestila@zzzs.si
• enotni kontaktni center MJU (glede uporabe vmesnika ali portala): ekc@gov.si