Nova Davčna uredba o povračilih stroškov v gospodarstvu

V Uradnem listu RS št. 104/21 in 114/2021 so bile objavljene spremembe Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja. Glavna sprememba je zapisana v 3. členu, ki določa pogoje in višino, do katere se povračilo stroškov prevoza na delo in z dela ne všteva v davčno osnovo.

Pomembno je razumeti, da uredba ne določa pravic delavcev in obveznosti delodajalcev v zvezi s povračilom stroškov prevoza na delo in z dela. Prav tako ne spreminja načina obračuna povračila stroškov, če so opredeljene v veljavnih kolektivnih pogodbah posameznih sektorjev. Če delavcu na primer pripada danes po kolektivni pogodbi 70 % dnevne vozovnice za promet, te določbe ostajajo v veljavi.

Nova davčna uredba vpliva na tiste, ki imajo v kolektivni pogodb ali internih aktih zapisano, da se povračilo zneska prevoza na delo obračuna v najvišjem možnem znesku, ki ga določa davčna uredba.

Uredba spreminja davčno obravnavo povračil stroškov prevoza na delo in z dela oziroma spreminja le znesek, do katerega se povračilo stroškov prevoza na delo in z dela ne všteva v davčno osnovo. Ta znaša 0,18 EUR za vsak:

• polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela 
• za vsak dan prisotnosti na delu, če je mesto opravljanja dela vsaj en kilometer oddaljeno od delojemalčevega običajnega prebivališča.

Torej skupni znesek prevoza na delo do višine 140 EUR mesečno se tako ne bo všteval v davčno osnovo, pod pogojem da je delavec na delovnem mestu prisoten vsaj en dan v mesecu.

Vendar pa velja tudi, da četudi višina stroškov presega 140 EUR mesečno, so ti stroški lahko neobdavčeni, če bi bil za preračun prevoza na delo upoštevan znesek 0,18 EUR na kilometer in se je delavec vsak dan pripeljal v službo.

Avtocesta – magistralna cesta – gozdna pot

Pri obračunu morate biti pozorni tudi na pogoj obračuna »najkrajše običajne cestne povezave«. Tu je pomembna predvsem dolžina v kilometrih in ne čas, ki bi ga delavec potreboval, da bi opravil razdaljo med prebivališčem in mestom opravljanja dela.

Tako se npr. pri določitvi neobdavčenega zneska kilometrine upošteva povezava po lokalnih in magistralnih cestah. Na primer, če je dolžina lokalne povezave v kilometrih krajša od avtocestne povezave, četudi delavec koristi avtocestno povezavo, je treba obračunati najkrajšo pot.

Če pa bi v tem primeru obstajala tudi povezava z vključenimi opuščenimi gozdnimi potmi, ki se običajno ne uporabljajo, pa se dolžina le-te v kilometrih ne bi upoštevala, četudi bi bila ta najkrajša.

Če ima delavec pravico do uporabe službenega vozila v zasebne namene in mu delodajalec za tako uporabo zagotovi tudi gorivo, se povračilo stroškov prevoza na delo všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja.

Povračila stroškov prevoza, če ima oseba dve ali več bivališč

Če se delavec vozi na delo iz dveh ali več prebivališč, se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ne všteva povračilo stroškov prevoza na delo in z dela od prebivališča, ki je najbližje mestu opravljanja dela. Če se iz drugega prebivališča, ki ni najbližje mestu opravljanja dela, delavec vozi vsaj štirikrat tedensko, se to drugo prebivališče lahko šteje za običajno prebivališče. V tem primeru se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ne všteva povračilo stroškov prevoza od tega (od mesta opravljanja dela bolj oddaljenega) prebivališča.

Pri tem velja poudariti, da je nujno, da delavec delodajalcu pošteno poroča o kraju bivanja, od koder se vozi na delo. Vzemimo primer, da ima delavec stalno bivališče na Jesenicah, na delo pa se vozi v Ljubljano. Kasneje si v bližini Ljubljane uredi stanovanje in ne prijavi začasnega bivališča, o tem pa delodajalcu ne poroča. Delodajalec ne more vedeti, da je prišlo do spremembe in še naprej plačuje delavcu pot do Ljubljane. Zato je priporočljivo, da delodajalec določi, kakšna bi bila v tem primeru odgovornost delavca.

Povračila stroškov prevoza, če ima delavec več delodajalcev

Z vidika obdavčitve je v primeru, ko delavec v posameznem dnevu dela za krajši delovni čas pri več delodajalcih, potrebno ugotoviti kraj, iz katerega delavec dejansko prihaja na delo. Delavec lahko neobdavčeno prejme povračilo stroškov prevoza med mestom opravljanja dela in mestom, od koder dejansko prihaja na delo, če je razdalja med njima več kot 1 kilometer in pod pogoji, kot jih določa Uredba.

Praktični primeri – izplačilo v višini cene mesečne vozovnice

V nadaljevanju sta prikazana primera, ko delodajalec povračilo stroškov prevoza izplačuje v višini stroškov javnega prevoza in ne v višini kilometrine.

Primer 1: Izračunani stroški prevoza po prvem odstavku 3. člena Uredbe znašajo manj kot 140 EUR

Delodajalec na podlagi kolektivne pogodbe delavcu s prebivališčem, ki je od delovnega mesta oddaljeno 3 km, izplačuje povračilo stroškov prevoza v višini mesečne vozovnice, ki znaša 37 EUR.

Če je delavec na delu prisoten vse dni v mesecu, znesek povračila, ki se po prvem odstavku 3. člena Uredbe (znesek kilometrine) ne všteva v davčno osnovo, znaša 21,60 EUR (6 km x 20 dni x 0,18 EUR).

Ker je znesek povračila, izračunan po prvem odstavku 3. člena Uredbe, za posamezni mesec nižji od 140 EUR, se pri določitvi zneska neobdavčenega povračila uporabi drugi odstavek 3. člena Uredbe, ki določa, da se v davčno osnovo ne všteva povračilo stroškov prevoza do višine 140 EUR mesečno. V obravnavanem primeru se izplačilo povračila stroškov prevoza v višini 37 EUR (cena mesečne vozovnice) ne všteva v davčno osnovo, pod pogojem, da je bil delavec na delu prisoten vsaj 1 dan.

Primer 2: Izračunani stroški prevoza po prvem odstavku 3. člena Uredbe znašajo več kot 140 EUR

Delodajalec na podlagi kolektivne pogodbe delavcu s prebivališčem, ki je od delovnega mesta oddaljeno 50 km, izplačuje povračilo stroškov prevoza v višini mesečne vozovnice, ki znaša 179 EUR.

Znesek povračila, ki se po prvem odstavku 3. člena Uredbe (znesek kilometrine) ne všteva v davčno osnovo, če je delavec na delu prisoten vse dni v mesecu, znaša 360 EUR (100 km x 20 dni x 0,18 EUR).

Ker je znesek povračila, izračunan po prvem odstavku 3. člena Uredbe, za posamezni mesec višji od 140 EUR, se pri določitvi zneska neobdavčenega zneska povračila drugi odstavek 3. člena Uredbe ne uporabi. V obravnavanem primeru, ko je delavec na delu prisoten 20 dni, se izplačilo povračila stroškov prevoza v višini 179 EUR (cena mesečne vozovnice) ne všteva v davčno osnovo.

V zgoraj navedenem primeru (oddaljenost od bivališča do mesta opravljanja dela 50 km) je treba pri določitvi neobdavčenega zneska upoštevati dneve prisotnosti na delovnem mestu, kar je podrobno prikazano v nadaljevanju:

• Če bi bil delavec na delovnem mestu prisoten npr. samo 6 dni v mesecu, bi izračunan znesek povračila po prvem odstavku 3. člena Uredbe znašal 108 EUR (100 km x 6 dni x 0,18 EUR). V davčno osnovo se z upoštevanjem drugega odstavka 3. člena Uredbe ne bi vštevalo povračilo do zneska 140 EUR, razlika do prejetega povračila 179 EUR (39 EUR) pa bi se štela v davčno osnovo.
• Če bi bil delavec na delovnem mestu prisoten npr. samo 9 dni v mesecu, bi izračunani znesek povračila po prvem odstavku 3. člena Uredbe znašal 162 EUR (100 km x 9 dni x 0,18 EUR). V davčno osnovo se ne bi vštevalo povračilo do zneska 162 EUR, razlika do prejetega povračila 179 EUR (17 EUR) pa bi se vštela v davčno osnovo. V tem primeru se uporabi prvi odstavek 3. člena uredbe, saj neobdavčeni znesek po prvem odstavku 3. člena uredbe znaša več kot 140 EUR in uporaba drugega odstavka ni mogoča.

Vir primerov: FURS

Te spremembe Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja se začnejo uporabljati za mesec september 2021. Torej za izplačila stroškov, ki so nastali v mesecu septembru in jih bo delavec prejel izplačana v oktobru. 

vir: minimax