DDPO – Kaj je pomembno, če pride inšpektor

Računovodje v tem času vestno pripravljajo podatke, na podlagi katerih bodo pripravili končni davčni obračun. Letos imajo še nekaj dodatnih izzivov, ki so jih s sabo prinesli vsi PKP protikoronski zakoni. Podlaga za pravilno pripravljeno letno poročilo in DDPO je dokumentacija, ki je nastajala med izvajanjem poslovanja in s katero lahko podjetje dokazuje upravičenost prihodkov in odhodkov.

Še vedno pa je zelo pogosta praksa, da v davčno inšpekcijskih postopkih inšpektor zelo hitro ugotovi, da dokumentacija, na podlagi katere so evidentirani poslovni dogodki, ni skladna s SRS, zato jo opredeli kot neverodostojno knjigovodsko listino. V tem primeru tudi davčno ne prizna stroškov, kar vpliva na višino davčne osnove in posledično plačilo davka. V takem primeru tudi sodišče to potrdi.

To dokazuje tudi primer Sodbe UPRS I U 1112/2012, v kateri podjetju očitajo, da nima verodostojne poslovne dokumentacije.

»Ena izmed takih okoliščin je pomanjkanje verodostojne poslovne dokumentacije. Revidentu se očita, da pri gradbeno-obrtniških delih ni predložil nobenih specifikacij, evidenc, zapisnikov, gradbenih dnevnikov in drugih listin, katerih vodenje mu nalagajo Zakon o graditvi objektov in drugi podzakonski predpisi. Ni predložil niti ponudb, naročilnic in podatkov o delavcih, ki bi naj delo opravljali. Listine pri gradbenih delih služijo tudi kot dokaz pri morebitnih reklamacijah.« 

Podjetje, ki svojega poslovanja ne spremlja s pomočjo verodostojnih knjigovodskih listin, ne bo imelo težav le na davčnem področju, temveč tudi na poslovnem. Kajti pomanjkljive in nepopolne listine ne izkazujejo pravilno nastalega dogodka, kar vpliva tudi na kakovost poslovnih informacij. Posledično se poslovodstvo ne more pravilno odločati, če odločitve ne temeljijo na popolnih informacijah.

Kaj razumemo kot verodostojno računovodsko listino?

Kot je zapisano v SRS, so »knjigovodske listine praviloma v posebni obliki sestavljeni zapisi o poslovnih dogodkih […] ki spreminjajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke.«

O tem govori tudi pravilo skrbnega računovodenja:

»Knjigovodske liste so verodostojne, če se pri kontroliranju pokaže, da lahko strokovno usposobljene osebe, ki niso sodelovale v poslovnih dogodkih, na njihovi podlagi popolnoma jasno in brez kakršnihkoli dvomov spoznajo naravo in obseg poslovnih dogodkov.«

Knjigovodske listine delimo na izvirne in izvedene

IZVIRNE: Izvirne knjigovodske listine o poslovnih dogodkih nastajajo na kraju in v času njihovega nastanka. Vsebujejo naj:

• podatke o podjetju, pri katerem nastajajo poslovni dogodki, in o odgovornih osebah,
• podatke o poslovnem dogodku,
• v denarju izražen obseg sprememb poslovnega dogodka,
• podatke o kraju in datumu izdaje knjigovodskih listin (pri notranjih knjigovodskih listinah podatki o kraju niso nujni) ter
• opredelitev oseb, pooblaščenih za podpisovanje takih knjigovodskih listin

IZVEDENE: Izvedene (izpeljane) knjigovodske listine nastajajo v računovodski službi oziroma v računalniškem središču, ki obravnava knjigovodske podatke.

Splošni akt ali pravilnik o računovodstvu

Podjetje se lahko izogne napačnemu evidentiranju knjigovodskih listin tako, da izdela splošen akt organizacije oziroma pravilnik o računovodstvu. V njem opredeli:

• katere notranje, zunanje, izvirne in izvedene knjigovodske listine organizacija sestavlja oziroma evidentira,
• kakšna so njihova imena,
• kako mora biti opisana vsebina poslovnih dogodkov,
• kdo so odgovorne osebe za njihovo sestavljanje in kontroliranje ter kako jih arhivirati.

Kot prilogo aktu podjetje pripravi seznam izvirnih in izpeljanih knjigovodskih listin z navedbo odgovornih oseb za njihovo izdajanje in kontrolo.

SRS-ji sicer navajajo imena knjigovodskih listin, ki izražajo vsebino poslovnih dogodkov, ki jih izkazujejo. Gibanje stvari se izkazuje na primer na prejemnicah, oddajnicah, odpravnicah, naročilnicah, odpisnicah, izničnicah, prenosnicah, izločilnicah, usposobnicah, predajnicah in/ali drugih knjigovodskih listinah. V praksi pa imena in njihove obvezne sestavine določi podjetje v svojem splošnem aktu. 

Kaj lahko štejemo kot knjigovodske listine?

Knjigovodske listine oziroma dokumentacija nastaja v vseh poslovnih procesih podjetja. Tako poznamo listine o dokončanih proizvodih, drobnem inventarju, materialu, osnovnih sredstvih, plačah, polizdelkih, trgovskem blagu, uporabljenih storitvah …

KDO RAČUNOVODSKO LISTINO SESTAVI?

Za vsako knjigovodsko listino, sestavljeno v podjetju, podjetje imenuje fizična osebo (ali več), ki je odgovorna (pooblaščena) za njeno resničnost in verodostojnost.

KDAJ GRE LAHKO LISTINA V RAČUNOVODSTVO?

Ko knjigovodsko listino podpišejo ali potrdijo pooblačene osebe in s tem zagotovijo, da je prikaz poslovnega dogodka pravilen in skladen s pravili iz splošnega akta. Le taka knjigovodska listina se sme uporabiti pri knjigovodskem obravnavanju podatkov. V praksi to pomeni, računovodja praviloma ne sme na primer plačati računa, če ga odgovorna oseba ne potrdi.

Vedno problematični potni nalogi

Za konec pa vam predstavljamo še en primer sodbe. Celotna odločba UPRS Sodba I U 367/2019-11 z dne 5. 5. 2020 je dostopna na tej povezavi.

Jedro: »Tožnik ni utemeljil in dokazal poslovne narave spornih potovanj, zato ostajajo dejstva, da so ta potovanja bila opravljena, da se jih je udeležil tožnikov poslovodja oz. zaposlenec in da jih je kril tožnik, neizpodbita. S tem pa so izpolnjeni pogoji, da se to po prvem odstavku 39. člena ZDoh-2 opredeli kot boniteta, saj gre za ugodnost, ki jo K.K. zagotovil tožnik. Stroški reprezentance lahko nastanejo le ob poslovnih stikih davčnega zavezanca s poslovnimi partnerji, sicer imajo takšni stroški značaj privatnosti in niso davčno priznani odhodki. Tudi po presoji sodišča tožnik ni dokazal, da bi stroški reprezentance, ki jih je uveljavljal, nastali ob njegovih poslovnih stikih s poslovnimi partnerji. Tožnik bi namreč moral utemeljiti in dokazati, kakšni stroški reprezentance konkretno so nastali in s katerimi poslovnimi partnerji je do njih prišlo.« 

Obrazložitev: Sodišče je tožniku dodatno odmerilo in naložilo v plačilo: DDV s pripadki, DDPO, prispevke za socialno varnost delavcev in akontacijo dohodnine od dohodka pravnih oseb. 

Iz primera je razvidno, kako pomembno je, da imajo podjetniki urejeno poslovno dokumentacijo. Z njo lahko dokazujejo poštenost svoje poslovne prakse na sodišču. Istočasno pa urejena poslovna dokumentacija vpliva na pregled nad poslovanjem podjetja.

Kako dobro so podjetja upravljala svojo poslovno dokumentacijo, bo vidno tudi pri letošnji oddaji obrazcev DDPO, saj PKP-ji prinašajo kar nekaj novosti pri evidentiranju poslovnih dogodkov. Tudi morebitni inšpekcijski nadzori bodo upravičenost prejetih sredstev preverjali na podlagi verodostojnih računovodskih listin.

Zato je nujno dobro sodelovanje med računovodjem in podjetnikom.