Računovodske kontrole ob koncu leta

Bliža se zaključek poslovnega leta in v podjetjih se pripravljamo na postopke, ki jih moramo opraviti pred izdelavo zaključnega računa.

Za preverjanje usklajenosti med knjigovodskimi evidencami in dejanskim stanjem sredstev in obveznosti v bilanci stanja je v podjetju potrebno opraviti popis sredstev in obveznosti. Popis morajo opraviti vsi poslovni subjekti, ki sestavljajo računovodske izkaze (zakonska podlaga 54. člen ZGD-1 in SRS) . Opravimo jo ga najmanj enkrat letno (na koncu ali čim bližje koncu poslovnega leta) in knjižno stanje uskladimo z dejanskim.

Predmet popisa niso le zaloge in osnovna sredstva, preveriti moramo tudi usklajenost stanj terjatev in obveznosti. V ta namen včasih že pred zaključkom poslovnega leta (npr. na 31. 10., lahko pa tudi kasneje, na 31. 12.) sestavljamo obrazce IOP (izpis odprtih postavk), ki predstavljajo pregled neplačanih računov, in jih posredujemo v potrditev svojim poslovnim partnerjem.

S popisom terjatev ugotavljamo znesek terjatev in datum zapadlosti. Pri tem lahko ugotovimo, da je terjatev zastarala (upoštevamo 3-letni zastaralni rok terjatev iz gospodarskih pogodb) in v takem primeru mora upnik terjatev odpisati. Pri terjatvah, za katere dvomimo v njihovo poplačilo (pa še niso zastarale), oblikujemo popravke vrednosti terjatev v znesku, za katerega domnevamo, da ne bo poravnan.

Pri popisu obveznosti kot dolžniki preverjamo zneske in datume zapadlosti naših obveznosti. Pri tem lahko ugotovimo, da je obveznost zastarala. Take obveznosti nismo dolžni poravnati, zato jo lahko odpišemo (v dobro prevrednotovalnih poslovnih prihodkov).

Imamo knjižene vse prejete in izdane račune?

Preverimo, ali imamo v glavni knjigi zajetih vseh 12 obračunov plač in obračun regresa; hkrati tudi v e-davkih preverimo obračunano dohodnino z izpisi organizacije po posameznem prejemniku dohodka. Primerjamo rekapitulacijo plač za mesec december z izkazanimi obveznostmi za izplačilo plač v glavni knjigi.

Če ima organizacija mesečne prejete račune (elektrika, komunalne storitve, ogrevanje, telekomunikacije, računovodske storitve…) preverimo, ali ima knjižene prejete račune za vseh 12 mesecev, ne glede na datum izstavitve računa (temeljna računovodska predpostavka: upoštevanje nastanka poslovnega dogodka).

Na primer v januarju prejeti račun za električno energijo, ki se nanaša na december, mora biti zajet že v obračunskem obdobju meseca decembra.

Enako velja tudi za izstavljen račune. Če je bila storitev opravljena ali blago prodano v mesecu decembru, mora biti prihodek evidentiran v decembru (čeprav je bil morda račun izstavljen šele v začetku januarja ali celo kasneje).

Pregled bruto bilance v 12 korakih 

Pred izdelavo končnih računovodskih izkazov naredimo tudi kontrolo bruto bilance, in sicer logične in vsebinske kontrole. Če uporabljamo pomožne (analitične) evidence, moramo preveriti usklajenost prometov in saldov v teh evidencah s prometom in saldi v glavni knjigi:

1. Preverimo, če je stanje izkazanih zalog usklajeno s popisom in z analitičnimi evidencami v pomožnih knjigah;

2. Evidenca odprtih terjatev do kupcev (obveznosti do dobaviteljev) se mora ujemati s saldom na kontu terjatev (obveznosti) v glavni knjigi; 

3. Preverimo, če smo pobotali med letom prejete avanse z odprtimi terjatvami do kupcev in obratno, dane avanse z odprtimi obveznostmi do dobaviteljem; avanse poknjižimo ločeno po kontih za storitve, zaloge in osnovna sredstva;

4. Preverimo, če se obračunana amortizacija ujema s popravkom vrednosti osnovnih sredstev po posameznih skupinah osnovnih sredstev. Preverimo, če se stanje nabavne vrednosti, neodpisane vrednosti in popravka vrednosti osnovnih sredstev v glavni knjigi ujema s stanjem teh vrednosti v registru osnovnih sredstev;

5. Preverimo, če se stanje na transakcijskem računu (stanje na zadnjem izpisku banke) ujema s stanjem v naši glavni knjigi in če se saldo blagajniškega dnevnika na dan 31.12. ujema s stanjem na kontu denarnih sredstev v blagajni;

6. Preverimo DDV konte – ali smo v vseh obračunskih obdobjih (mesečnih ali trimesečnih) izvedli ustrezne preknjižbe ob zaključku DDV obdobja. Izkazana obveznost na kontih, kjer imamo knjiženo obveznost za plačilo DDV državi oziroma terjatev za vračilo DDV, se mora ujemati z izdelanim DDV-O obrazcem za mesec december oziroma za zadnje trimesečje;

7. Saldo akontacij davka od dobička pravnih oseb (konto 161), se mora ujemati z zneskom, ki je bil v lanskem obračunu predviden kot letni znesek plačane akontacije davka (če ne zamujamo s plačilom akontacij);

8. Prehodni konti imajo saldo praviloma 0;

9. Preverimo konte dolgoročnih posojil in leasingov – tisti del, ki zapade v odplačilo v naslednjem letu, v bilanci evidentiramo na kratkoročni del (izvedba preknjižb v glavni knjigi ni obvezna);

10. AČR in PČR: preverimo, če so bili odloženi stroški iz aktivnih časovnih razmejitev in odloženi prihodki iz pasivnih časovnih razmejitev iz preteklega leta (prikazani so v otvoritvi tekočega leta) preneseni v stroške oziroma prihodke tekočega leta;

11. Preverimo ustreznost razmejevanja stroškov storitev – npr. pri vnaprej plačanih najemninah, šolninah, zavarovanjih, naročninah: v stroške obračunskega leta lahko evidentiramo samo sorazmerni del zaračunanega zneska glede na obdobje, na katerega se zaračunana storitev nanaša;

12. Morebitne nezaračunane prihodke, ki se po vsebini nastanka poslovnega dogodka štejejo med prihodke v tekočem letu (in to dokazujemo s pogodbami ali drugimi podobnimi listinami), vključimo med prihodke in oblikujemo AČR.

Ko smo pregledali bruto bilanco in se prepričali, da smo poknjižili vse poslovne dogodke, ki se nanašajo na obravnavano obračunsko leto, se lahko lotimo sestavljanja davčnega obračuna in sestavljanja računovodskih izkazov.

Pripravila: mag. Nataša Pustotnik, Palma in drugi d.n.o.

vir