Kaj preveriti, preden se odločite za sodelovanje z računovodskim servisom

Izbor kakovostnega računovodskega servisa je zelo pomemben in tega bi se morali zavedati vsi podjetniki. Časi, ko je bila nizka cena storitev edino merilo, so minili. Z rastjo poslovanja podjetij, poslovanjem na globalnih trgih in pogostimi spremembami zakonodaje raste potreba podjetnikov po ažurnih in pravilnih informacijah, potrebnih za uspešno poslovanje.

Kako izbrati računovodski servis?

1. Ko izbiramo med množico računovodskih servisov, bodimo pozorni na to, ali poleg klasičnih računovodskih storitev, kot so knjiženje dokumentacije, obračuni plač in drugih prejemkov, obračun DDV … nudijo tudi storitve svetovanj, predvsem davčno in poslovno svetovanje. Informacije, ki jih podjetnik dobi v računovodskem servisu, imajo zelo velik pomen pri sprejemanju poslovnih odločitev. Z izbiro kakovostnega računovodskega servisa lahko prihranite veliko časa in denarja.
2. Nizka cena storitev računovodenja se morda zdi privlačna, vendar se je treba zavedati, da običajno ne zadostuje za pokrivanje stroškov, povezanih z rednim izobraževanjem, naročninami na strokovne literature in zavarovanjem odgovornosti.
3. Pozanimajte se o tem, koliko zaposlenih je v računovodskem servisu in kdo bo vaš skrbnik. Če je možno, ga spoznajte, saj bo skrbel za vaše podjetje, urejal dokumentacijo podjetja, zato mu morate zaupati.
4. Preverite, kako je v računovodskem servisu poskrbljeno za varnost poslovnih in osebnih podatkov, ali redno skrbijo za varnostno kopiranje dokumentacije.
5. Pri izbiri računovodskega servisa je vedno bolj pomembno, kakšno programsko opremo uporabljajo. Sodobna informacijska tehnologija omogoča brezpapirno poslovanje, elektronsko izmenjavo skeniranih dokumentov in stalen dostop do podatkov podjetja. Tako se podjetnik in računovodja dopolnjujeta in s souporabo programa evidentirata podatke na enem mestu. Pri tem je pomembno, da so podatki v računovodstvu ažurno evidentirani.
6. Smiselno je preveriti, ali računovodski servis izpolnjuje merila, s katerimi zagotavlja svojim zaposlenim redno izobraževanje in ima zavarovano odgovornost. Katalog certificiranih računovodskih servisov je objavljen na spletnih straneh Gospodarske zbornice Slovenije.  

Kaj lahko pričakujem od svojega računovodje?

1. V prvi vrsti mora računovodja razumeti poslovanje vašega podjetja. Že na uvodnem sestanku lahko ugotovite, kakšna vprašanja vam zastavlja in ali gre le za formalen podpis pogodbe. Skrben računovodja bo želel pridobiti informacije o vašem dosedanjem poslovanju, ciljih, ki jih želite doseči v prihodnje. Že na uvodnem sestanku vam bo podal svoje mnenje in kakšno koristno informacijo.
2.  Preverite, ali morda že sodeluje s podjetjem, ki se ukvarja z enako dejavnostjo, kot je vaša. Tako obstaja večja verjetnost, da računovodja pozna posebnosti poslovanja vaše dejavnosti.
3. Kdaj ste svojega oziroma potencialnega računovodjo vprašali po doseženi izobrazbi oziroma usposobljenosti? Če niste, vam svetujemo, da to storite čim prej – vprašajte ga, koliko let opravlja poklic, kako pridobiva dodatna znanja in kako pogosto se izobražuje. Preverite, ali ima pridobljene dodatne certifikate in ali izpolnjuje merila za opravljanje svojega poklica. Merila so objavljena na podlagi klasifikacije poklicne skupine, na spletni strani Odbora za poenotenje računovodske poklicne skupine.

Kdaj je čas za zamenjavo računovodstva?

Ko se podjetnik začne spraševati o strokovnosti dela računovodskega servisa, s katerim sodeluje, je čas o razmisleku za zamenjavo. O zamenjavi razmislite tudi, če imate občutek, da:

• računovodja ni dovolj natančen in točen,
• vam računovodja slabo svetuje in ne dobite želenih informacij,
• se vam računovodja ne posveti dovolj in ste zanj le številka,
• menite, da plačujete previsoko ceno glede na kakovost opravljenih storitev,
• želite tehnološko bolj napreden računovodski servis.

Preden začnete z iskanjem novega računovodskega servisa, svetujemo, da se pogovorite z obstoječim računovodjem ali vodjo računovodskega servisa. Pojasnite, zakaj niste zadovoljni z njihovimi storitvami in poskušajte najti rešitev za boljše sodelovanje. Pogosto do nezadovoljstva pripelje zgolj slaba komunikacija.

 V primeru, da ne najdete skupne rešitve, je čas za menjavo računovodskega servisa. Čeprav v splošnem velja, da je to težavno, je v resnici preprosto in hitro.

Odločil sem se za menjavo, kaj sedaj?  

Ko ste izbrali novega ponudnika, najprej preverite pogodbo z obstoječim računovodskih servisom in določila v zvezi z odpovedjo pogodbe. Preverite, ali ste poravnali vse pogodbene obveznosti do obstoječega izvajalca. Dogovorite se za pripravo dokumentacije in pripravo podatkov iz poslovnih knjig in določite presečni dan, ko prevzamete dokumente. Za prevzem dokumentov je nujno pripraviti in podpisati primopredajni zapisnik.

V izbranem računovodskem servisu bodo pripravili pogodbo o opravljanju storitev in vsa potrebna pooblastila. Ne pozabite na preklic pooblastil staremu izvajalcu storitev.

V primeru, da pri samem postopku primopredaje potrebujete kakšno pomoč, vam bo skrbno izbran novi računovodski servis pri tem z veseljem pomagal.

Najustreznejši termin za menjavo

Zmotno velja prepričanje, da je najbolj primeren čas za menjavo ob koncu poslovnega leta. Obstoječi računovodski servis mora pripraviti in oddati letna poročila za vaše podjetje, kar pa lahko traja do konca meseca marca. Šele po oddaji prejme nov računovodski servis otvoritvene podatke iz poslovnih knjig in dokumentacijo podjetja. Menjava se med letom lahko opravi v mesecu dni ali manj, običajno je odvisno od odpovednega roka, sam prenos in ureditev podatkov pri novem računovodji pa naj bi trajalo manj kot teden dni.

Dober računovodja je vaš poslovni partner, ki mora skrbeti za nemoteno poslovanje. Slediti morata skupnim ciljem in sodelovati na dnevni ravni. Če s svojim servisom niste zadovoljni, je sedaj pravi čas, da se pogovorite in najdete prostor za izboljšave, v nasprotnem primeru pa lahko računovodjo tudi zamenjate.  

Povezave:

• Katalog certificiranih računovodskih servisov je objavljen na spletnih straneh Gospodarske zbornice Slovenije. 
• Odbor za poenotenje računovodske poklicne skupine. 

Pripravila: Mojca Vincek, Kleos, računovodske storitve d. o. o. 

vir: www.minimax.si