Predračun, račun za predplačilo in končni račun

Poslali ste ponudbo in stranka vam je nakazala predplačilo. Marsikateri podjetnik je v takem trenutku postavljen pred dilemo, ali mora izdati račun za predplačilo.

Odgovore na vprašanje so pripravili skupaj z davčno svetovalko Mojco Vincek iz računovodske hiše Kleos, ki je na enostaven način predstavila razlike med predračunom, računom za predplačilo in končnim računom. 

Kaj je predračun ali ponudba?

Predračun ali ponudba je dokument, ki služi kupcu kot informacija o naročenem blagu ali storitvi in pogojih plačila. Predračuna ne knjižimo, zato ne vpliva na obveznost za DDV in ne povečuje naših prihodkov.

Kaj je račun za predplačilo in kdaj ga morate izdati?

Račun za prejeto predplačilo (avansni račun) izdate, ko vam kupec plača predračun (ponudbo), blaga pa niste dobavili oziroma opravili storitve. Ker se plačilo zgodi pred tem, ga imenujemo predplačilo.

Osnovni namen računa za predplačilo je obračun DDV-ja, saj z dnem prejema predplačila nastane obveznost za plačilo DDV-ja. Prejeto predplačilo sicer še ni prihodek.

Kdaj moramo izdati račun za predplačilo?

Prvi pogoj za obveznost izdaje računa za predplačilo je odgovor na vprašanje – ali ste vi in vaš kupec zavezanci za DDV. Če je odgovor na oboje DA, potem ste dolžni tak račun izdati.

Drugi pogoj za obveznost izdaje računa za predplačilo pa je, da blago še ne bo dobavljeno oziroma storitev opravljena v istem davčnem obdobju, v katerem  ste prejeli predplačilo. Če ste mesečni zavezanci, je obdobje, ki ga morate gledati, na mesečni ravni, če pa ste trimesečni zavezanci, na trimesečni ravni.

Kdaj računa za predplačilo ni treba izdati?

Računa za predplačilo ni treba izdati v primeru: 

• če ste vi davčni zavezanec, vaš plačnik pa ni (lahko je podjetje ali fizična oseba)
• če kot davčni zavezanec prejmete predplačilo, preden opravite oproščeno dobavo po 46. členu ZDDV-1 (oproščena dobava blaga v EU)
• če ste blago dobavili znotraj obdobja za obračun DDV-ja (prvi odstavek 144. člena Pravilnika o izvajanju ZDDV-1), izdal račun za opravljeno dobavo blaga ali storitev.)

V primeru, da se slovenski davčni zavezanec identificira za namene DDV v drugi državi članici, mora upoštevati tuja pravila za izdajo računa.

Primeri izdaje računa za predplačilo

Torej, če prejemate avans, je pomembno vedeti, kdaj boste blago dobavili oziroma kdaj boste izvedli storitev. Če bo to v istem obdobju, ko morate obračunati DDV, računa za predplačilo ni treba izstavljati.

Namig: Sedaj veste, zakaj vas računovodja konec vsakega obračunskega obdobja vpraša ali preveri, če ste prejeli kakšno predplačilo. 

Primer 1: Predplačilo ste prejeli 20. 9. 2017, storitev pa boste opravili do 30. 9. 2017. V tem primeru vam ni treba izdati računa za predplačilo, saj boste po opravljeni storitvi izdali račun.

Primer 2: Predplačilo ste prejeli 30. 9. 2017 in ste mesečni zavezanec za DDV. Blago boste dostavili 15. 10. 2017. V tem primeru morate izdati račun za predplačilo, da boste na podlagi tega lahko plačali DDV za september. 

Ponovimo: Račun za predplačilo izdate samo takrat, če ste tako vi, kot vaša stranka zavezanec za DDV. 

Kazni: Če račun za prejeto predplačilo ni izdan, se to šteje kot hujši davčni prekršek, ki se kaznuje z globo od 2.000€ do 125.000€.

Končni račun (račun z vključenim avansnim plačilom in poračunom DDV-ja)

Po dobavi blaga oziroma opravljeni storitvi morate kupcu izdati še končni račun. Ker je bil za prejeto plačilo izdan račun za predplačilo, je treba to upoštevati pri izdaji računa.

Primer 1:

• 30. 9. ste prejeli predplačilo v znesku 122 EUR z vključenim DDV. Izdali ste račun za predplačilo, s katerim ste obračunali DDV v znesku 22 EUR.
• 15. 10. ste opravili storitev v vrednosti 122 EUR (100 EUR + DDV) in izdali končni račun. Upoštevali ste račun za predplačilo, s katerim ste DDV že obračunali, s končnim računom pa ste knjižili prihodek v višini 100 EUR.

Primer 2:

• 30. 9. ste prejeli predplačilo v znesku 122 EUR z vključenim DDV. Izdali ste račun za predplačilo, s katerim smo obračunali DDV v znesku 22 EUR za september.
• 15. 10. ste opravili storitev v vrednosti 183 EUR (150 EUR + DDV) in izdali končni račun. Upoštevali ste obračunani DDV z računa za predplačilo. S končnim računom ste knjižili prihodek v višini 150 EUR in dodatno obveznost za DDV v višini 11 EUR.

Izdajanje predračunov s pomočjo programov poenostavi celotni proces izdaje avansnih ali končnih računov. V dokumentu smo pripravili nekaj konkretnih primerov knjiženj, ki vam bodo pomagali pri prvih korakih izdaje avansnih in končnih računov. 

Računovodje se včasih znajdejo  v dilemi, kako knjižiti prejeto predplačilo in kako na podlagi tega izdati končni račun. Konkretne primere knjiženj smo predstavili v dokumentu, ki si ga lahko prenesete na koncu bloga.

vir: minimax