Koliko časa je treba hraniti poslovno dokumentacijo?

Poletje je čas, ko si vzamemo predah in razmislimo o stvareh, ki nam čez leto zbežijo. Ena takih je tudi arhiviranje dokumentov, kar je dolžnost vsakega podjetnika. Kaj je treba shranjevati trajno, kaj 20 in kaj 10 let?

Hramba knjigovodskih listin, poslovnih knjig in letnih poročil

Vsak davčni zavezanec je dolžan hraniti poslovno in računovodske listine, ki nastanejo med poslovanjem.

Dokumentacija je lahko različna in jo je treba tudi pravilno označiti. Na eni strani nastaja dokumentacija, ki je povezana z znanjem podjetja ter njegovim udejstvovanjem na trgu. Sem spadajo različni zapisi, ideje, pravilniki in druga dokumentacija. Kako bodo v podjetju shranjevali to dokumentacijo, določijo z internim aktom, kjer zapišejo, na kakšnem nosilcu dokumente shranjujejo, ali se originali zavržejo ali ohranjajo, in kakšen je rok shranjevanja.

Na drugi strani nastaja dokumentacija, ki je povezana s (finančnim) poslovanjem. Shranjevanje te dokumentacije predpisuje kar nekaj zakonov.

 V tem prispevku se bomo osredotočili predvsem na shranjevanje poslovnega dela dokumentacije, t.i. specifično gradivo – to so finančna, računovodska in knjigovodska dokumentacija, na način kot je opredeljena v slovenskih računovodskih standardih.

Kdo je dolžan shranjevati dokumentacijo?

Shranjevanje in arhiviranje poslovne dokumentacije je obvezno za vsakega davčnega zavezanca. V Zakonu na dodano vrednost je opredeljeno, da je »davčni zavezanec« vsaka oseba, ki deluje neodvisno in samostojno, in opravlja kjer koli katero koli ekonomsko dejavnost, ne glede na to, ali ustvarja dobiček ali ne. Torej davčni zavezanci so vsi, ki so identificirani za namene DDV in tudi tisti, ki to niso – te zakon imenuje tudi mali davčni zavezanci.  

Vsako podjetje mora hraniti svojo dokumentacijo

Vsako podjetje v času svojega poslovanja ustvari zajeten kup listin in dokumentov, ki jih je treba hraniti različno dolgo. Katero dokumentacijo je treba shranjevati in koliko časa, predpisujejo naslednji zakoni:

• Zakon o davku na dodano vrednost ZDDV-1;
• Pravilnik o izvajanju zakona na dodano vrednost;
• Zakon o davčnem postopku;
• Zakon o gospodarskih družbah;
• Slovenski računovodski standardi;
• Zakon o računovodstvu;

Poslovno in računovodsko dokumentacijo med letom navadno shranjuje računovodski servis, ki jo konec obračunskega obdobja vrne podjetniku. Zato je pomembno, da vsak podjetnik ve in razume, koliko časa mora posamezno vrsto dokumentov shranjevati.

Kam s papirji?  

Glede na vse zakone in predpise je treba dokumentacijo shranjevati in arhivirati. Dobra novice pa je ta, da ni treba vse dokumentacije arhivirati enako dolgo, kar pomeni, da lahko sproti manjšate gore papirja.

V Zakonu o davčnem postopku je zapisano, da mora vsak davčni zavezanec zagotoviti hrambo kopij računov, ki jih izda sam ali njegov kupec. Shranjuje jih lahko v Sloveniji ali v tujini, vendar mora o slednjem prej obvestiti davčni organ. Shranjevati jih mora v trajanju 10 let po poteku leta, na katerega se nanašajo.

Pomembno je vedeti: Doba shranjevanja se računa za polna koledarska leta, tekoče leto ne sodi v to dobo. Primer: Davčni zavezanec, ki prijeme račun (strošek), ki se nanaša na leto 2017 (prejem računa 5. 5. 2017), začetek roka hrambe 1. 1. 2018, trajanje do 31. 12. 2027.

Po Zakonu o računovodstvu je predpisano, da se poslovne knjige in knjigovodske listine hranijo v arhivu, določeni pa so tudi najkrajši roki hrambe.

Kaj se hrani trajno?

• letna poročila (bilance, ki jih računovodstvo pripravlja za Durs in Ajpes),
• plačilne liste in vse, kar je povezano z obračunom plač,
• knjiga sklepov,
• glavna knjiga in dnevnik.

Kaj hraniti do 20 let?

• pogodbe in računi za nakup in prodajo nepremičnin
• register osnovnih sredstev

Kaj se hrani 10 let?

• celotna dokumentacija za knjiženje poslovnih dogodkov: izdani računi, prejeti računi, pogodbe o nakupih in prodaji kratkoročnih finančnih naložb in najemu kratkoročnih posojil, transakcijski računi, obračuni.

Kaj pomeni trajno?

Zakon nalaga trajno shranjevanje določenih dokumentov, kar pa je v praksi precej absurdno, saj to pomeni, da bi moral posameznik, ki ima odprt s. p. leto ali dve svoje dokumente »za večno shraniti«. V javni upravi je to določeno z roki, ki pa so še vedno zelo dolgi, na primer personalne mape morajo biti shranjene najmanj 100 let od rojstva javnega uslužbenca, plačilne liste pa najmanj 50 let od nastanka.

Kako in na kakšen način boste dejansko zagotovili trajnost, je prepuščeno vam, vendar glede na informacije, ki smo jih pridobili v pogovoru z računovodskimi servisi, še ni bilo primera, da bi koga preverjali »po njegovi smrti«. Se lahko večnost piramid primerja s trajno shranjenimi bilancami (malega) s.p.-ja? 

Seveda pa je treba shranjevati v okviru zakonskih predpisov in zastaralnih rokov. Tako je v zakonu zapisano, da mora davčni zavezanec, ki preneha z delovanjem (ali njegov pravni naslednik) sporočiti davčnemu organu, kje se hrani dokumentacija oziroma kdo jo hrani. Če tega ne sporoči, je za prekršek za samostojnega podjetnika posameznika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, predvidena globa v višini od 800 do 10.000 evrov, za pravno osebo, ki se po zakonu, ki ureja gospodarske družbe, šteje za mikro ali majhno gospodarsko družbo, je določena globa od 1.200 do 15.000 evrov, za srednje ali velike pravne osebe po ZGD pa od 3.200 do 30.000 evrov, dodatno pa se še kaznuje odgovorna oseba pravne osebe ali samostojnega podjetnika posameznika.

Kako hraniti?

Knjigovodske listine se odlagajo v registratorje, ki so praviloma v računovodskem servisu. Po koncu obračunskega obdobja dokumentacijo  prevzame podjetnik, ki jih hrani v svojih prostorih oziroma uredi hrambo na primerni lokaciji. Podjetje se lahko, ob upoštevanju določenih predpisov, samo odloči, po kolikšnem času od dneva sprejetja računovodskih izkazov bo shranilo poslovne knjige na elektronskem nosilcu, izvirne poslovne knjige pa uničilo.

Elektronsko arhiviranje

V času digitalnega poslovanja zakoni dovoljujejo tudi elektronsko arhiviranje. S tem se podjetja znebijo gore dokumentov in izpraznijo arhive. Da je elektronsko arhiviranje skladno z zakonom, mora podjetje davčnemu organu zagotoviti dostop do vse dokumentacije v okviru zastaralnega roka in ob tem ne smejo nastajati neupravičeni stroški.

Navadno se podjetja odločajo za dva načina (zakonsko skladnega) arhiviranja

• za tovrsten arhiv poskrbijo sama (in zagotovijo potrditev Arhiva Republike Slovenje)
• najamejo prostor pri zunanjem izvajalcu, ki zagotavlja skladnost arhiviranja glede na zahteve Arhiva RS.

Elektronsko arhiviranje je urejeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA).

Nasveti za boljše delo

Rokovanje z dokumentacijo je nujnost vsakega poslovanja. Zato nekaj nasvetov, kako si lahko olajšate delo:

1. Označevanje dokumentov: Smiselno je, da vsak dokument, ki ga prejmete v podjetje, označite tudi glede na rok hrambe. Posebej to velja, če gre za papirno dokumentacijo, ki zahteva fizično izrabo prostora (arhiva). Na tak način lahko hitro uredite dokumentacijo in se sistematično znebite tiste, ki ji je po zakonu pretekel rok hrambe.
2. Skupni sistem: Pri papirnem poslovanju je težje, če se dokumentacija pretaka od podjetnika do računovodskega servisa. Smiselno je, da podjetnik in računovodja dogovorita za souporabo programa, ki omogoča skupno upravljanje dokumentov.
3. Skeniranje dokumentov: Podjetnik lahko vse svoje prejete račune poslika ali poskenira in shrani v sistem, originalne pa shrani v (fizični) arhiv. S tem ima vso dokumentacijo na enem mestu.

Pozor: Če se želite znebiti papirjev, morate dokumente shraniti v zakonsko skladnem arhivu, ki je na voljo pri različnih ponudnikih.

Anekdota: Shranjevanje skeniranih dokumentov je pogosta praksa v malih podjetjih, ki se ne odločajo za zakonsko skladne arhive, zato imajo dokumentacijo še vedno »v kleti«. Naročnik nam je zaupal »trik«, ki mu je včasih prihranil brskanje po arhivski dokumentaciji. Praviloma so inšpektorjem, ki so prišli v kontrolo, skenirani dokumenti zadostovali, vendar se je našel tudi tak, ki želel imeti originalni papirni dokument. Takrat se je možak znašel, vzel čelado in svetilko, omelo za pajčevino in vprašal: »Ali res želite, da grem po dokumente? Moram namreč v arhiv, ki je poln prahu, tri nadstropja nižje. Vam res ne zadostuje digitalna oblika?« Včasih mu je uspelo, včasih pa tudi ne .  

vir:http://www.minimax.si/koliko-casa-je-treba-hraniti-poslovno-dokumentacijo/?utm_source=nlmm&utm_medium=nlmm-170604&utm_campaign=blog_moderni_racunovodja_170604&utm_content=gumb#