Kako poteka računovodenje evropskih projektov za obdobje 2014-2020

Državne podpore je treba všteti med prihodke, ki pokrivajo nastale stroške v obdobju financiranja. Posebno pozornost je treba posvetiti državnim podporam v kmetijstvu.

Pridobivanje evropskih sredstev je že nekaj let zelo priljubljena oblika (so)financiranja poslovanja podjetij. Nabor projektov, ki jih financira EU (imenujemo jih tudi državna podpora), je zelo širok in zajema področja, kot so evropski strukturni in investicijski skladi, zaposlovanje in socialna politika, kultura, izobraževanje, mladi, program za okolje, podnebni ukrepi … Žal se premalo podjetij v zvezi z dodeljenimi sredstvi zaveda visokih administrativnih in računovodskih zahtev, ki morajo biti v skladu z uredbo 1303/2013/EU, ne glede na vrsto EU-projekta.

Uredba med drugim določa zahteve glede hranjenja dokumentacije, spremljanje ter evidentiranje projektov, dostopnosti dokumentacije nadzornim organom, spremljanje in vrednotenje doseganja ciljev in kazalnikov ter posledice, če se ugotovi, da je v postopku prišlo do napak, nepravilnosti, goljufije ali kršitve obveznosti na strani upravičenca sredstev. Navodila za programsko obdobje 2014–2020 med drugim opredeljujejo vrste upravičenih stroškov ter dokazila in metodologijo za njihov izračun. Navodila so obvezna za vse udeležence, ki so vključeni v izvajanje projektov ne nazadnje tudi za upravičence sredstev.

Ločeno računovodstvo ali ustrezna računovodska koda

Najpomembnejše navodilo, ki se ga morajo držati prav slednji, je spremljanje in evidentiranje projekta na podlagi ločenega računovodstva ali ustrezne računovodske kode. To velja za vse transakcije v zvezi s projektom, ne glede na nacionalna računovodska pravila. Navodilo je zelo pomembno tudi za upravičence, ki so prejemniki sredstev iz več virov financiranja EU, saj bi v tem primeru lahko prišlo do primera dvojnega financiranja oziroma dvojnega uveljavljanja istih stroškov in izdatkov, ki so že bili povrnjeni. V tem primeru se zahteva vračilo že izplačanega zneska sofinanciranja, če pa se pri nadzoru ugotovi, da je upravičenec namerno uveljavljal iste stroške in izdatke pri več projektih, se smatra kot goljufija.

Kako zagotavljati revizijsko sled

Upravičenci sredstev morajo za dokazovanje upravičenosti stroškov in izdatkov, ki jih financira EU, zagotavljati tako imenovano revizijsko sled. Revizijska sled je zelo pomembna v postopkih nadzora ter pripomore k upravljanju finančnih tokov in sistemov potrjevanja izdatkov. Z revizijsko sledjo mora upravičenec izkazovati sledljivost EU sredstev, postopek izvajanja ter arhiviranje referenčne dokumentacije. Upravičenci morajo za namene zagotavljanja revizijske sledi v svojem računovodskem sistemu pravilno voditi stroške in izdatke, ki bremenijo posamezen projekt. Pri tem morajo upoštevati in izpolniti na eni strani navodila razpisovalca sredstev, na drugi strani pa računovodske in davčne predpise.

Vpliv novih SRS na evidentiranje projektov EU

Spomnimo naj, da so se z letom 2016 prenovili Slovenski računovodski standardi (SRS), ki med drugim obravnavajo tudi tako imenovane državne pomoči in podpore. Pri tem naj poudarimo, da prenovljeni SRS nimajo posebnega standarda, namenjenega tovrstni tematiki državnih pomoči in podpor (s tem tudi financiranja projektov EU), ampak so pravila v zvezi z državnimi pomočmi predstavljena pod posameznimi ekonomskimi kategorijami, kot so: opredmetena osnovna sredstva, časovne razmejitve in podobno. Je pa državnim pomočem in podporam namenjen poseben standard v okviru mednarodnih računovodskih standardov. Vsebinsko gledano so državne pomoči vsaka oblika pomoči, ki jo dodeli država članica, ali kakršnakoli vrsta pomoči iz državnih sredstev, ki izkrivlja ali bi lahko izkrivljala konkurenco z dajanjem prednosti posameznim podjetjem ali proizvodnji posameznega blaga (87. člen pogodbe ES). Torej tudi posojila pod ugodnimi pogoji in z nizko obrestno mero, jamstva za posojila, pospešene amortizacijske olajšave, dokapitalizacije, popusti na cene in podobno. Pojem državnih pomoči je torej širok in se nanaša na vsako vrsto državne pomoči, ne glede na vir financiranja, ki je lahko evropski, nacionalni ali regionalni.

Načelo finančnega toka

V zvezi z računovodskim spremljanjem državnih pomoči in podpor je pomembno načelo finančnega toka, ki je različno od običajnega načela poslovanja in evidentiranja poslovnih dogodkov podjetij na podlagi fakturirane (zaračunane) realizacije. To pomeni, da se izplačila iz naslova projektov EU izvedejo na podlagi dokazil o izdatkih (plačani računi, prispevki …), in ne na podlagi dokazil o stroških, kot so prejeti računi, ki še niso plačani.

Računovodska poimenovanja

Računovodska obravnava državnih pomoči je bolj specifična, saj od upravičenca sredstev zahteva izpolnitev določenega pogoja, zato tem državnim pomočem pravimo tudi pogojne državne pomoči in podpore, brezpogojne so redke. Državne podpore se včasih imenujejo tudi dotacije, subvencije ali premije. Računovodsko gledano so državne podpore državna pomoč v obliki prenosov sredstev na podjetje v zameno za upoštevanje nekaterih okoliščin v preteklosti ali v prihodnosti, ki se nanašajo na poslovanje podjetja. S sredstvi povezane podpore so državne podpore, pri katerih je prvi pogoj, da mora podjetje, ki jih želi dobiti, kupiti, zgraditi ali drugače pridobiti takšna sredstva. V zvezi s temi podporami so lahko določeni tudi dodatni pogoji, ki omejujejo vrsto ali razmestitev sredstev oziroma obdobje, v katerem jih mora podjetje pridobiti ali obdržati v svoji lasti. S sredstvi povezane državne podpore, tudi nedenarne podpore po pošteni vrednosti, je treba predstaviti v bilanci stanja bodisi tako, da:

• se obravnavajo kot odložen (časovno razmejen) prihodek, ki ga podjetje dosledno in preudarno pripoznava kot prihodek v dobi koristnosti zadevnega sredstva,
• da se odštejejo pri ugotavljanju knjigovodske vrednosti ustreznega sredstva; podpora se pripozna kot prihodek v dobi koristnosti amortizirljivega sredstva tako, da znižuje strošek amortizacije.

S prihodkom povezane podpore so državne podpore, ki ne sodijo med tiste, povezane s sredstvi. Podpore, ki so povezane s prihodkom, lahko podjetja prikažejo v izkazih poslovnega izida (uspeha) kot:

• prihodkovne postavke, bodisi ločeno bodisi v večji skupini postavk, kot so »drugi prihodki«;
• podpore odštejejo od izkazanih odhodkov, ki so povezani z njimi.

Računovodski izkazi

Državna pomoč, ki jo dobi podjetje, je pomembna tudi z vidika priprave njegovih računovodskih izkazov iz dveh razlogov:

Prvič: če se prenesejo sredstva, je treba najti ustrezno obračunsko metodo za prenos.

Drugič: priporočljivo je vsaj v grobem navesti koristi, ki jih ima podjetje od državne pomoči v obračunskem obdobju, na katero se računovodski izkazi nanašajo.

V zvezi s pogojem je pomembno evidentiranje državnih podpor.

• Pogojne državne podpore se pripoznajo med poslovnimi prihodki samo, kadar so izpolnjeni pogoji v zvezi z njimi.
• Brezpogojne državne podpore, ki se nanašajo na biološka sredstva, ovrednotena po pošteni vrednosti, znižani za stroške prodaje, se pripoznajo med poslovnimi prihodki obdobja, na katero se nanašajo.

Dokazovanje upravičenca sredstev

V zvezi s tem bi želela opozoriti na pravilno spremljanje stroškov in izdatkov. Dokazno breme v primeru nadzora je na strani upravičenca sredstev. Ta mora zagotoviti, da je iz računovodskih listin, ki jih je uveljavljal kot upravičene stroške, jasno razvidno, da gre za izdatke, ki so povezani s konkretnim projektom, za katerega vodi ločeno računovodstvo na podlagi stroškovnih mest ali ločene računovodske kode, torej vsak upravičeni strošek, ki bremeni projekt, mora biti poknjižen na stroškovno mesto tega projekta. Na vsaki verodostojni listini pa mora biti oznaka stroškovnega mesta in projekta, na katerega se strošek in izdatek nanašata.

Kdaj pripoznati prihodke: brezpogojne in pogojne državne podpore

Državne podpore je treba všteti med prihodke, ki pokrivajo nastale stroške v obdobju financiranja. Posebno pozornost gre posvetiti državnim podporam na področju kmetijstva, ki so prav tako zelo razširjene, saj EU ter posamezne države tako želijo spodbuditi delovanje kmetijstva sploh na nekaterih območjih EU. Tudi državne pomoči v kmetijstvu so lahko pogojne in brezpogojne, torej povezane s pogojem dodelitve sredstev. Pri tem je treba pojasniti, da se dodeljene državne pomoči nanašajo na biološka sredstva, ki so žive živali in rastline, ter na njihovo biološko preobraženje, kot so rast, propadanje, proizvajanje, razplod in podobno.

Brezpogojne državne podpore je zato treba pripoznati kot prihodek, kadar postane državna podpora izterljiva, v primeru pogojnih državnih podpor se prihodek pripozna šele takrat, ko so pogoji izpolnjeni. Na primer državna podpora lahko zahteva, da kmet obdeluje zemljo na nekem območju deset let. Če pogoja ne izpolni, mora vrniti sredstva (pogoj). Torej gre za pogojno podporo, prihodki bodo posledično pripoznani, ko bo pogoj izpolnjen.

Obdavčitev državnih pomoči

Opredelitev državne pomoči pa je pomembna še z davčnega vidika. Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb določa, da se v davčnem obračunu lahko upoštevajo samo tisti odhodki (stroški), ki so neposredno povezani z opravljanjem dejavnosti ali so posledica opravljanja dejavnosti, torej so neposredno povezani z ustvarjanjem prihodkov.

Odhodki, ki niso potrebni za pridobitev prihodkov, so odhodki, za katere glede na dejstva in okoliščine izhaja, da:

1. niso neposreden pogoj za opravljanje dejavnosti in niso posledica opravljanja dejavnosti;
2. imajo značaj zasebnosti;
3. niso skladni z običajno poslovno prakso.

Davčno nepriznani stroški so v skladu s 30. členom ZDDPO-2 tudi donacije, posledično je treba pozornost nameniti vsem stroškom, ki so nastali z izvajanjem določenega projekta, ter davčni obravnavi prihodkov iz tega naslova.

Tudi z vidika zakona o davku na dodano vrednost je treba pozornost nameniti vprašanju, kdaj se neko plačilo šteje kot prava subvencija oziroma kdaj je treba subvencijo vključiti v davčno osnovo ter kdaj ta vpliva na določitev odbitnega deleža vstopnega DDV.

Objavljeno: Finance, 7. 9. 2016, www.finance.si, Avtor: Urška Trobej