Delodajalci, ali pravilno obračunavate potne stroške

Neurejeni potni stroški pomenijo dodaten davek od dohodka pravnih oseb, dodatno dohodnino, dodatne prispevke za socialno varnost, zamudne obresti ter morebitne kazni za prekršek.

Potni stroški so povračila stroškov, ki jih prejmejo delavci in podjetniki. Tako podjetniki kot njihovi zaposleni so dolžni sproti in redno izpolnjevati potne naloge, s katerimi spremljajo in dokazujejo službena potovanja. Ob koncu vsakega meseca pa morajo podjetniki zaposlenim obračunati tudi prevoz na delo in z dela.

Potni stroški in službeno potovanje

• Povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja do višine dejanskih stroškov za prevoz z javnimi prevoznimi sredstvi, za prevoz, ki se izvaja z osebnim avtomobilom ali kombiniranim vozilom v komercialne namene, ali za najem osebnega avtomobila.
• Za povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju se šteje tudi povračilo stroškov za takse (letališke takse, peronske karte in podobno), povračilo stroškov za gorivo, če se uporablja službeno vozilo, cestnine in parkirnine ter povračilo stroškov za prevoz in prenos stvari oziroma prtljage.
• V primeru, da delojemalec uporablja lastno prevozno sredstvo, se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo do višine 0,37 evra za vsak prevožen kilometer.

Potne naloge izpolnjujte sproti

Pri spremljanju oziroma dokazovanju službenega potovanja, torej vsake poti, ki jo podjetnik ali delavec opravi v poslovne oziroma službene namene, je nujno izpolnjevati potne naloge. Pisanje potnih nalogov je za večino podjetnikov in zaposlene zamudno delo, vendar gre za pomemben dokument, ki omogoča spremljanje in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter upravičenosti povračila stroškov, ki so nastali pri službenem potovanju.

Potni nalog je treba sestaviti in izročiti zaposlenemu pred službeno potjo. Pomembno je, da je potni nalog sestavljen pravočasno in pravilno ter da je po vrnitvi s službene poti pravilno narejen obračun potnih stroškov. Potni nalog naj vsebuje čim več podatkov, ki dokazujejo službeno pot, s tem povezane stroške in njihovo upravičenost. Obrazec naloga za službeno potovanje (št. obr. 7, 21) je predpisan, vendar ni obvezujoč.

Davčni organ pripozna kot verodostojnega tudi poljuben obrazec potnega naloga, vendar mora vsebovati določene elemente oziroma mora biti sestavljen iz dveh delov, in sicer naloga za službeno potovanje in obračuna potnih stroškov.

Ob tem za podjetja velja obveznost poročanja vseh izplačanih potnih stroškov Fursu - to delajo zelo redki podjetniki. Predvsem je to pomembno takrat, ko potni stroški niso izplačani pri plači.

Potni stroški za prevoz na delo in z dela

Po predpisih iz Uredbe o davčni obravnavi stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja morate pri mesečnem obračunavanju prevoza na delo in z dela upoštevati še več stvari.

• Povračila stroškov za prevoz na delo in z dela se ne vštevajo v davčno osnovo do višine stroškov javnega prevoza.
• Pri obračunu se upošteva javni prevoz od običajnega prebivališča do postajališča, ki je najbliže delovnemu mestu oziroma podjetniku.

Običajno prebivališče je tisto prebivališče delavca, ki je najbliže delovnemu mestu. Drugo prebivališče se lahko upošteva samo, če se delavec na delovno mesto od tam vozi vsaj štirikrat na teden.

• Če je najbližje postajališče od prebivališča delavca oddaljeno več kot en kilometer ali pa delavec ne more uporabljati javnega prevoza, se v davčno osnovo ne všteva povračilo stroškov prevoza do višine 0,18 evra za vsak polni kilometer.
• Pri obračunu oddaljenosti od prebivališča do delovnega mesta se upošteva najkrajša cestna povezava.
• Če delavec lahko uporablja službeni avto zunaj službenega prostora, torej v zasebne namene, in mu delodajalec za tako uporabo zagotovi tudi gorivo, se povračilo stroškov ne upošteva.
• Delavcu, ki opravlja svoje delo v tujini, se priznava strošek prevoza na delo in z dela v višini 0,18 evra za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela.

Ne pozabite na dnevnice

Kot potni stroški, torej povračilo stroškov, ki ga prejmejo delavci in podjetniki za službene poti, se štejejo tudi dnevnice. Dnevnica je povprečni strošek, ki ga ima zaposleni ali podjetnik na službeni poti s prehrano in drugimi izdatki, pri obračunu pa se upošteva celoten čas trajanja službenega potovanja. Izračuna se v urah in dnevih od začetka do konca potovanja. Enako kot prevoz na delo in z dela ter kilometrino za službene poti jih morajo podjetja obračunavati redno in sproti.

Za službeno potovanje v Sloveniji je najnižja dnevnica 7,45 evra za pot, ki traja od šest do osem ur. Nad osem ur lahko podjetje obračuna dnevnico v višini 10,69 evra, nad 12 ur pa 21,39 evra.

Omeniti velja, da je povračilo dnevnic odvisno tudi od delovnega mesta - komercialistom na terenu npr. ne pripadajo, saj je taka narava njihovega dela.

Zajtrk znižuje dnevnico

Če na svojem službenem potovanju, ki traja od osem do 12 ur, prenočite v Sloveniji in pri tem izkoristite tudi zajtrk, se znesek dnevnice zniža za 15 odstotkov. V primeru, da službeno potovanje traja več kot 12 in manj kot 24 ur in pri prenočitvi v Sloveniji izkoristite tudi zajtrk, se vam višina dnevnice zniža za 10 odstotkov. Podobno velja tudi za prenočevanje na službenem potovanju v tujini.

V primeru, da boste delali dva dni zaporedoma in prenočili zunaj kraja običajnega prebivališča in zunaj sedeža podjetja, boste prejeli tudi terenski dodatek. Če vam bo delodajalec pri tem zagotovil hrano in prenočevanje, se vam v davčno osnovo dohodka ne bo vštel terenski dodatek do višine 4,49 evra na dan.

Ni vsaka pot v tujino enaka prejšnji

Neobdavčeni znesek dnevnice za službeno potovanje v tujino se določi glede na višino zneska, ki je določen v Uredbi o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino. Za službeno potovanje v Belgijo lahko podjetje obračuna dnevnico za čas potovanja 63 evrov na dan, za službeno potovanje v Italijo ali Avstrijo 55 evrov, za Rusijo in Bolgarijo pa 40 evrov. Najvišja bo višina dnevnice za službeno potovanje v Moskvo in Sankt Peterburg v Rusiji - 80 evrov. Znesek dnevnice za preostale države si lahko ogledate tukaj.

vir: podjetniški portal

Objavljeno: http://pro.finance.si/, 21. 3. 2016