Službeno vozilo – potni nalog, nadzor, uporaba, bonitete in še kaj

Zaradi pomanjkljivega nadzora nad uporabo službenih vozil je podjetje lahko izpostavljeno zakonskim odgovornostim ter finančnim in varnostnim tveganjem. V nadaljevanju je obravnavana problematika službenih vozil glede  vodenja potnih nalogov, bonitet, kdo lahko uporablja službena vozila ter samega nadzora finančnega in carinskega organa.

Zakonodaja je na podlagi predpisov potnih nalogov oziroma vodenja stroškov službenih vozil pomanjkljiva, saj tako računovodski standardi kot tudi davčna zakonodaja ne urejajo točne vsebine potnega naloga. Elementi potnega naloga niso nikjer opredeljeni, v praksi pa se je sestavil nalog, ki ga v nadaljevanju opisujemo. Seveda pa računovodski standardi določajo, da mora biti vsaka listina, na podlagi katere se uveljavljajo stroški, verodostojna, kar pomeni, da mora pooblaščeni osebi, ki ni sodelovala pri poslovnem dogodku, omogočati, da na njegovi podlagi spozna vsebino nastalega dogodka, kar velja tudi za potne naloge. Torej, elementi potnega naloga, ki so se vzpostavili v praksi, ustrezajo definiciji verodostojne knjigovodske listine. 

Službena pot mora biti dokazana z ustreznim potnim nalogom
Potni nalog je treba izdati pred začetkom službene poti in predstavlja dokazilo, da je bila službena pot dejansko opravljena. Je listina, sestavljena iz dveh delov. Prvi del predstavlja odredbo delodajalca delavcu, da gre na službeno pot, drugi del pa predstavlja obračun potnih stroškov. Se pravi, da je potni nalog v povezavi s slovenskimi računovodskimi standardi obvezna knjigovodska listina, na podlagi katere se utemeljuje nastanek stroškov v zvezi s službeno potjo in na podlagi katere se evidentira poslovni dogodek v poslovnih knjigah. Glede na slednje mora potni nalog vključevati sestavine, kot jih določa SRS 21.7. Potni nalog je obvezen tudi v primerih službenih poti, ko ne pride do povračila potnih stroškov, ker utemeljuje izkazovanje vseh drugih stroškov, nastalih v okviru te službene poti, in dokazuje nastanek poslovnega dogodka. 

Nadzor potnih nalogov s strani finančnega in carinskega organa
Z davčnega vidika je predložitev potnega naloga na zahtevo finančnega organa v finančnem inšpekcijskem nadzoru obvezna, ker vsebuje obračun povračil potnih stroškov. Prav tako je na zahtevo finančnega organa obvezna predložitev potnega naloga, ki ne vsebuje obračuna povračil potnih stroškov, takrat, ko želi finančni organ preveriti, ali so stroški (stroški goriva, stroški uporabe službenega vozila, stroški prehrane zaposlenca ipd.) nastali v zvezi s službeno potjo, upravičeni, vendar na potnem nalogu niso neposredno obračunani. 18. člen ZPCP-1 je določal obvezno uporabo potnega naloga za cestne prevoznike. Novi ZPCP-2 pa ne vsebuje več določbe o obvezni uporabi potnega naloga v cestnem prometu (vozilu), razen za prevoze, opravljene z vozili, ki imajo poleg voznikovega sedeža več kot osem sedežev (2. in 3. odstavek 33. člena ZPCP-2). To pomeni, da ni več predpisane obvezne uporabe potnega naloga v samem vozilu, ki ne izpolnjuje določbe 2. odstavka 33. člena ZPCP-2. Hkrati to tudi pomeni, da carinski organ pri nadzoru na terenu pri obravnavi kršitev po zakonodaji s področja prevozov v cestnem prometu, ki ne izpolnjujejo določbe 2. odstavka 33. člena ZPCP-2, nima pravne podlage za zahtevo predložitve potnega naloga. Kljub temu pa je prisotnost potnega naloga v vozilu priporočljiva. 

Kdo vse lahko uporablja službeno vozilo?
V nobenem davčnem zakonu ni določeno, kdo lahko uporablja službeno vozilo, ampak je odločitev izključno v pristojnosti lastnika vozila. Lastnik, torej direktor, lahko sprejme odločitev, da službeno vozilo poleg zaposlencev družbe ter študentov uporabljajo tudi zunanji sodelavci, torej osebe, ki imajo z družbo sklenjeno pogodbo o poslovnem sodelovanju, naj bo to bodisi kot s. p. ali kot d. o. o. ali tretje osebe. To se lahko sklene:

• s pogodbo o poslovnem sodelovanju,
• z ločeno pogodbo, ki ureja to razmerje,
• s pooblastilom, s katerim fizična oseba lahko vozi službeno vozilo.

Z davčnega vidika velja, da je potrebno pravilno urediti stanje v primeru, ko lastnik dovoli uporabo službenega vozila zunanjim sodelavcem ali konkretno fizičnim osebam za zasebno uporabo.

V Pravilniku o uporabi službenih vozil slednji zakonsko ni predpisan, pa lahko lastnik, če želi, določi pravila o uporabi službenega vozila. Na ta način lahko pravila o uporabi prebere vsak, ki službeno vozilo uporablja. 

Katere so najpogostejše napake v povezavi s potnim nalogom in kako se jim izogniti?

• Vzpostaviti in voditi je treba natančne evidence potnih nalogov (potni nalogi se pišejo sproti, imajo zaporedne številke, so oštevilčeni, podpisani in ožigosani).
• Zaposlenec, ki je prejemnik povračila potnih stroškov na podlagi potnega naloga, mora slednjega podpisati. Navedeno mora biti njegovo delovno mesto in popoln naslov prebivališča zaposlenega.
• Na potnem nalogu ne smejo manjkati podatki o napotitvi na službeno pot (podatek o osebi, ki je zaposlenca napotila na službeno pot (na primer po nalogu direktorja), kakšen je namen službene poti, podatki o začetku in koncu službene poti ne smejo biti pomanjkljivi).
• Upoštevati je treba razumno dolžino trajanja službene poti (sestanek v 150 km oddaljeni lokaciji po vsej verjetnosti ne bo trajal 12 ur). Naveden je datum in ura odhoda in vrnitve.
• Podatke na potnem nalogu moramo čim bolj dokazovati (priložimo lahko zapisnik sestanka, pogodbo, račune za parkirnine, prejeto seminarsko gradivo ipd.).
• Navedena mora biti registrska števila službenega vozila, število prevoženih kilometrov ter začetno in končno stanje števca, kjer se mora seveda končno stanje števca ujemati z začetnim stanjem števca na naslednjem potnem nalogu. 

Davčna obravnava uporabe službenega vozila in bonitete
Uporaba osebnega vozila za zasebne namene se davčno obravnava kot ugodnost, prejeta v naravi. Obdavčitev uporabe osebnih vozil in stroškov, povezanih z njihovo uporabo, se po ZDoh-2 razlikuje glede na to:

1. ali je navedena ugodnost zavezancu zagotovljena v zvezi z zaposlitvijo in se obdavči kot:
   • dohodek iz delovnega razmerja, ali
   • dohodek iz drugega pogodbenega razmerja
2. ali je navedena ugodnost zagotovljena tretji osebi in se obdavči kot:
   • drug dohodek. 

Po ZDoh-2 so obdavčeni vsi dohodki, razen tistih, ki so v zakonu izrecno navedeni kot neobdavčeni oziroma oproščeni plačila dohodnine. Za dohodek, obdavčen z dohodnino, velja tudi boniteta, ki je po ZDoh-2 določena kot vsaka ugodnost v obliki proizvoda, storitve ali druge ugodnosti v naravi, ki jo zaposlencu zagotovi delodajalec ali druga oseba v zvezi z zaposlitvijo. Sem se uvršča tudi uporaba osebnega vozila v zasebne namene. Ker bonitete praviloma niso izplačane v denarju, ampak v naravi, je pomembno njihovo vrednotenje, ki se določa na podlagi primerljive tržne cene. V tem primeru se na podlagi drugega odstavka 43. člena ZDoh-2 v davčno osnovo zaposlenca všteva 1,5 % nabavne vrednosti vozila mesečno za vsak mesec uporabe vozila. Nabavna vrednost vozila se skladno z določili tega odstavka v drugem in naslednjih letih znižuje. Tudi v primeru, ko je službeno vozilo prelepljeno z reklamnimi napisi in ga zaradi namena reklamiranja uporabljajo zaposlenci v zasebne namene, se to davčno obravnava kot boniteta. 

Bliža se konec leta. Če za vse opravljene službene poti še niste izstavili pripadajočih potnih nalogov, je sedaj čas, da to storite. Računovodski servisi vam tega opravila ne morejo opraviti, potni nalog izstavite v podjetju sami. Kot rečeno, je dokumentacijo s potnimi nalogi treba imeti urejeno, smiselno je pregledati, da ni prišlo do kakšne napake, kajti pogosto se pri inšpekcijskih nadzorih zgodi, da finančni organ natančno pregleda vsebino službene poti in odstopanja, kot je na primer točenje goriva v Portorožu, potni nalog pa se nanaša na službeno pot na Ptuj, ne pridejo v poštev in se iz tega naslova seveda lahko izrekajo kazenske sankcije.

Erika Fratnik Brajdih, davčna svetovalka