Davčne blagajne - Kdo in Kako

V nadaljevanju še enkrat preverimo dejstva o davčnih blagajnah: Kdo so zavezanci? Zavezanci so vsi poslovni subjekti, ki za opravljeno storitev ali prodano blago prejmejo gotovinsko plačilo (z izjemo tistih subjektov, ki zakonsko niso zavezani k izdaji računov, npr. kmeti).

Kdaj gre za gotovinsko poslovanje?

O gotovinskem poslovanju govorimo, ko kupci poravnavajo svoje obveznosti delno ali v celoti:

• v gotovini (bankovci, kovanci),
• s plačilno ali kreditno kartico,
• po povzetju (pošta, DHL, GLS),
• s poštno nakaznico,
• s čeki,
• z boni / kuponi,
• z moneto,
• z bitcoinom.

Izdane račune ali predračune, katere stranka poravna na zgoraj naštete načine, je zavezanec dolžan poslati v potrditev na FURS.

Potrditev se opravlja s pomočjo davčne blagajne ali v prehodnem obdobju dveh let: z vezano knjigo računov.

Kdaj NE gre za gotovinsko poslovanje?

• UPN nalog,
• Položnica na bančnem / poštnem okencu / iz svoje spletne banke,
• PayPal,
• Kompenzacija / pobot.
• Nekatere izjeme pri poslovanju s tujino.

USMERITEV:

Če svojega poslovanja ne morete spremeniti tako, da vaši kupci račune in predračune poravnavajo z na primer UPN nalogom, položnico ali s PayPalom, poskrbite, da boste gotovinske račune od 2. 1.2016 izdali na enega izmed dveh načinov:

• z uporabo elektronske naprave,
• z uporabo vezane knjige računov (v prehodnem obdobju do 31.12.2017) – primerno za tiste, ki izdajajo manjše število računov.

V istem poslovnem prostoru ni dovoljeno uporabljati oba načina hkrati (e-naprave in vezane knjige). Če se boste odločili za e-napravo, boste vezano knjigo računov lahko uporabljali le v primeru izpada električne energije ali druge oblike višje sile.

Ne glede na to, ali boste uporabljali e-napravo ali vezano knjigo računov, morate v obdobju do začetka novega leta poskrbeti za naslednje:

1. Pridobiti namensko digitalno potrdilo

Potrdilo boste lahko pridobili od 2. 11. 2015 naprej. Potrdilo bo brezplačno, pridobili pa ga boste z oddajo vloge preko portala eDavki. Predvidoma v 15-tih minutah od oddaje vloge boste prejeli aktivacijsko kodo in geslo za prevzem potrdila.

Potrdilo se bo glasilo na poslovni subjekt in se bo uporabljalo izključno le za sistem davčnega potrjevanja računov. Veljavno bo 5 let.

Za testiranja, ki jih boste želeli opraviti pred 02.01.2016, bo na voljo testno digitalno potrdilo.

2. Sprejeti interni akt

V internem aktu določite, ali boste za gotovinsko poslovanje uporabljali elektronsko napravo ali vezano knjigo računov. Popisali boste poslovne prostore in jim dodelili oznake. Zapisali boste tudi pravila za dodeljevanje zaporednih številk računom in določili oznake, ki jih boste uporabljali za identifikacijo fizičnih oseb, ki bodo te račune izstavljale. Akta ni potrebno pošiljati na FURS – potrebno ga je shraniti med internimi akti. Globa za nesprejetje akta: do 75.000,00 EUR.

Vzorec internega akta je pripravil FURS in ga najdete tukaj:

• Interni akt 1: En poslovni prostor, ena elektronska naprava - prenesi vzorec
• Interni akt 2: Več poslovnih prostorov, več elektronskih naprav za izdajo računov, zaporedne številke računov si sledijo v zaporedju po posamezni e-napravi za izdajo računov v poslovnem prostoru - prenesi vzorec
• Interni akt 3: Več poslovnih prostorov, več elektronskih naprav za izdajo računov, zaporedne številke računov si sledijo v zaporedju po vsakem poslovnem prostoru - prenesi vzorec
• Interni akt 4: Več poslovnih prostorov, zaporedne številke računov si sledijo v zaporedju po centralni e-napravi (strežniku) v poslovnem prostoru zavezanca - prenesi vzorec

3. Objaviti obvestilo kupcem

V poslovnem prostoru, na vsaki elektronski napravi ali premičnem prostoru je potrebno na vidnem mestu objaviti naslednje obvestilo:

Obveznosti kupca: kupec mora račun zadržati neposredno ob odhodu iz poslovnega prostora, sicer ga lahko doleti globa v višini 40,00 EUR. Kupec lahko preveri račun z EOR ali ZOI v 30. dneh od izaje računa na FURS - kupec preverja, ali je bil račun s strani prodajalca potrjen.

4. Opremiti številke računov z dodatnimi podatki

Poskrbeti bo potrebno, da so računi opremljeni z dodatnimi obveznimi podatki 

• Čas izdaje računa (uro in minute),
• Oznako fizične osebe, ki je račun izdala,
• Enkratno identifikacijsko oznako računa EOR (če je potrditev uspešna) in
• Zaščitno oznako izdajatelja računa ZOI v tekstovni obliki in v obliki QR-kode.

Za račune, ki bodo izdani z uporabo e-naprave, je zakonsko predpisana tudi oblika oz. zapis številčenja računa. Številka računa MORA biti sestavljena iz treh sklopov:

OZNAKA PROSTORA - OZNAKA ELEKTRONSKE NAPRAVE - ZAPOREDNA ŠTEVILKA

V kolikor že uporabljate e-napravo oziroma namenski program za izdajo računov, se morate za navedene tehnične posodobitve številčenja računov, povezati s skrbnikom vaše programske opreme, da vam namesti pridobljeno namensko digitalno potrdilo (točka 1) in umesti zakonsko predpisane spremembe na računu.

5. Sporočiti FURS podatke o vseh poslovnih prostorih

Preko aplikacije 'Mini blagajna' na spletni strani FURS in z uporabo namenskega digitalnega potrdila boste morali FURS sporočiti podatke za vsak posamezen poslovni prostor (posamezen prostor je tudi stojnica, avto – če se v njem izdaja račune, naprava terenskih delavcev ipd.). Poslovni prostor je torej vsak premičen ali nepremičen prostor, v katerem zavezanec stalno ali začasno izdaja račune, kateri so plačani z gotovino. Sporočati bo potrebno tudi, kdo je proizvajalec in vzdrževalec programske opreme.

Z uporabo iste aplikacije mora zavezanec sporočati tudi vse spremembe teh podatkov ali prenehanje uporabe določenega poslovnega prostora.

Nadzor in prekrški

Nadzor bosta opravljala FURS in Tržni inšpektorat RS.

Globe za zavezance:

• 1.500,00 EUR do 75.000,00 EUR
• 2.000,00 do 100.000,00 EUR
• 5.000,00 do 150.000,00 EUR

Globe za odgovorne osebe: od 800,00 do 20.000,00 EUR.

Kakšen bo postopek pri potrjevanju vezane knjige računov?

Če se boste odločili v prehodnem obdobju dveh let uporabljati vezano knjigo računov, ki jo danes predhodno potrjujete na portalu eDavki, boste z novim letom le-to potrjevali na FURS-ovi spletni strani preko aplikacije 'Mini blagajna'.

Račune iz vezane knjige računov bo potrebno potrjevati sproti in sicer v največ 10-tih dneh od datuma izdaje računa ali predračuna. Za potrjevanje bo zadostovalo predhodno pridobljeno namensko digitalno potrdilo (točka 1) in internetna povezava. Podatke se bo iz VKR v aplikacijo vnašalo ročno.

Aplikacija Mini blagajna bo na spletni strani FURS na voljo od 1. 12. 2015.

Račune bo na FURS potrebno potrditi takoj ob prejemu gotovine (razen izjem)

Naknadna potrditev bo mogoča, v kolikor:

• FURS zavrne račun (čas naknadne potrditve: 2 delovna dneva)
• Ni internetne povezave (2 delovna dneva) - potrebno izdati račun z VKR
• Blagajna ne deluje (2 delovna dneva) - potrebno izdati račun z VKR
• Storitve prek avtomatov (10 delovnih dni)
• Račun naknadno plačan z gotovino, ob izdaji to še ni bilo znano (10 delovnih dni)

Zakonska podlaga: Zakon o davčnem potrjevanju računov (ZdavPR)

Podrobne informacije tudi na povezavi FURS-a.

Objavljeno: Računovodski servis ZEUS, 29. 10. 2015, http://www.racunovodski-servis-zeus.si/, Avtor: Andreja Mikanović