Davčne blagajne za telebane: vse, kar morda nočete, a morate vedeti

Nekaj administracije, preudarna izbira, stroški pa od nekaj deset evrov do več tisoč evrov na mesec.

Pol leta pred uvedbo davčnih blagajn marsikoga skrbijo tehnika, potrebna za uvedbo tega ukrepa, in s tem povezani stroški. Kako bosta vklop in delovanje davčnih blagajn videti v praksi?

Vse tehnične podrobnosti sicer še niso znane, kar je težava predvsem za razvijalce. Finančna uprava (Furs) bo predvidoma tehnične specifikacije za razvijalce programske opreme objavila avgusta in jeseni omogočila testiranje delovanja sistema.

Kljub neznankam pa ponudniki računovodskih storitev ter razvijalci programske in elektronske opreme že ponujajo svoje storitve in izdelke, ki jih bodo do konca leta ustrezno nadgradili.

Kaj je davčna blagajna?

Davčna blagajna je sistem obveščanja Fursa o skoraj vsakem izdanem računu, plačanem z gotovino. Davčna blagajna pomeni, da boste morali še pred vročitvijo stranki o vsakem izdanem računu, plačanem z gotovino, obvestiti Furs. Ta bo tudi potrdil vsak tako izdan račun.

Kaj šteje za gotovino?

Za gotovinsko plačilo šteje vse, kar ni nakazilo na transakcijski račun prodajalca, torej tudi plačilo s kreditno ali debetno kartico.

Kdo bo moral imeti davčne blagajne?

Davčne blagajne bodo morali imeti vsi, ki poslujejo z gotovino in za svoje storitve izdajajo račune. Če ste med tistimi izjemami - denimo kmetje - ki jim za prodajo kmetijskih izdelkov iz osnovne dejavnosti ni treba izdajati računov, tudi prihodnje leto ne boste potrebovali davčnih blagajn. Če pa boste poleg osnovne kmetijske dejavnosti opravljali še dopolnilno dejavnost na kmetiji, za katero zdaj morate izdajati račune, boste seveda za te račune morali imeti pripravljeno davčno blagajno, če so seveda ti računi plačani z gotovino.

Ali bom moral imeti davčno blagajno 2. januarja 2016, ko začnejo veljati?

Ne. Prehodno obdobje bo trajalo do leta 2018. Torej, če zdaj poslujete s knjigo vezanih računov, morate do leta 2018 zagnati tekočo povezavo s Fursom. Torej decembra ne bo panike z nakupom najprimernejše opreme. Priklopi bodo potekali postopno. Tisti, ki pa uporabljate registrske blagajne, jih boste morali do novega leta posodobiti ali zamenjati.

Kako izdati račun z davčno blagajno?

Postopek je za prodajalca in kupca popolnoma enak kot zdaj. Se pravi, sestavite račun z vsemi specifikacijami kot do zdaj. V tehničnem pogledu nastane sprememba v trenutku, ko račun potrdite. Takrat se povežete s sistemom finančne uprave. Sistem bo temu računu dodelil številko, ta se bo izpisala na računu.

Bo postopek daljši?

Furs sicer meni, da kupci ne bodo opazili razlike. Vendar pa razvijalci opreme pravijo, da bo zamik dveh ali treh sekund, preden se bo račun natisnil. Takšne so tudi izkušnje iz Hrvaške, kjer davčne blagajne že uporabljajo.

Kakšen bo račun, izdan z davčno blagajno?

Računi bodo nekoliko daljši kot zdaj. Poleg vseh dozdajšnjih sestavin jim bo dodana enkratna identifikacijska oznaka računa (EOR), ki se bo programsko ustvarila v informacijskem sistemu Fursa. Ta predvideva tudi izpis QR-kode, s katero bo kupec lahko preveril pristnost računa.

Ali moram davčno blagajno uporabljati tudi za nakazila?

Ne. Davčne blagajne boste morali uporabljati le takrat, ko bodo računi plačani z gotovino. Lahko pa jo seveda uporabite tudi za negotovinska plačila, če to olajša vaše poslovanje. Obračune in račune, ki jih stranke plačajo z nakazilom na TRR, lahko sicer vodite posebej.

Kako prijaviti davčno blagajno?

Najprej boste morali na Fursu pridobiti namensko digitalno potrdilo, ki ga boste uporabljali le za izmenjavo podatkov o računih in o poslovnih prostorih. Finančna uprava bo to potrdilo izdala brezplačno. Morali boste posredovati podatke o poslovnih prostorih za vsak poslovni prostor pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju.

Koliko bo davčna blagajna stala?

To je odvisno od tega, koliko poslujete z gotovino. Najosnovnejša oblika bo brezplačni spletni dostop na portalu eDavki. Zakup opreme, primerne za tržnice in potujoče trgovine, bo stal nekaj deset evrov na mesec za vsako blagajno. Seveda boste morali imeti povezavo s spletom.

Najdražji sistemi, predvsem za velike uporabnike, bodo seveda stali precej več. Nekateri stroške že računajo v več tisoč evrih.

Treba je opozoriti, da pri nakupu ali zakupu opreme ne gre hiteti, če ni treba. Povpraševanje bo na začetku veliko, potem pa se bo ustalilo. Ponudnikov bo verjetno postopno čedalje več. Če vam ni treba imeti blagajne že prvi delovni dan leta, se vam verjetno splača počakati. Poleg cene se zna zgoditi, da bo tudi ponudba naprav bolj vam pisana na kožo.

Katero programsko in tehnično opremo kupiti?

Predvidenih je več oblik delovanja davčnih blagajn, odvisno od vaše aktivnosti izdajanja računov. Vse bodo morale seveda izpolnjevati ustrezne zahteve. Spremembo boste najbolj opazili tisti, ki ste do zdaj izdajali ročno izpisane račune. Temu se boste morali postopno odpovedati. Tisti, ki že zdaj veliko delate z gotovino, boste spremembo še najmanj opazili.

Ko izdate le nekaj računov na mesec

Če vam stranke z gotovino plačajo le nekaj računov na dan ali celo na mesec, potem bo Furs omogočil najosnovnejši spletni dostop do davčne blagajne. V tem primeru boste za izpis računa lahko uporabili aplikacijo na Fursovi spletni strani.

Aplikacija bo nekakšna elektronska različica knjige vezanih računov. Torej za vsak izdani račun, kjer zdaj uporabljate knjigo vezanih računov, boste po novem letu (imate sicer dve leti časa za prilagoditev) obiskali portal eDavki, v pripravljeni aplikaciji izpisali račun ter ga seveda natisnili in izročili stranki.

Finančna uprava za to uporabo predvideva omejitve, tako da se bo ta aplikacija lahko uporabljala le v omejenem obsegu, do nekaj računov na dan.

Občasni uporabniki gotovinskih plačil

Tisti, ki ne izdajate veliko računov z gotovinskim plačilom in za izdajo uporabljate računovodski program, boste morali ta program nadgraditi s povezavo do finančne uprave. Večina ponudnikov računovodskih programov se na to že pripravlja, a skoraj gotovo bo to nekaj tudi stalo. Če imate takšen program, za vas po novem letu ne bo večjih sprememb.

Trgovine, restavracije

Trgovine, restavracije in drugi množični izdajatelji računov boste samo računalniško nadgradili sistem blagajn. Programski dodatek vam bo predvidoma ponudil vaš zdajšnji ponudnik opreme. Seveda boste morali to skoraj gotovo plačati. Blagajna bo morala imeti računalniški priključek z dostopom do interneta. Ta povezava bo omogočala izdajo računa, potrjenega od finančne uprave. Ker boste morali nadgraditi sistem, je povsem mogoče, da se vam bo splačalo poiskati cenejšega ponudnika. Ponudbe je že zdaj kar nekaj, čeprav še niso znane vse tehnične specifikacije.

Potujoče trgovine, tržnice

Večina potujočih trgovin ima zdaj registrske blagajne ali knjigo vezanih računov. Na tem področju bodo verjetno spremembe najopaznejše. Tudi terensko akviziterstvo, mobilne trgovine in drugi prodajalci na terenu, vključno s tržnicami in stojnicami, bodo z uvedbo davčnih blagajn morali imeti dostop do podatkovnega prenosa podatkov.

Registrske blagajne, ki so zdaj pogosto v uporabi, bodo potrebovale temeljito nadgradnjo, verjetno pa bo cenejši nakup ali zakup nove opreme. Mobilni operaterji že delajo posel iz teh sprememb. Gotovo bo do konca leta še več ponudnikov.

Terminal vse v enem

Ena od možnosti, ki je v uporabi pri naših južnih sosedih, je napravica z vstavljeno kartico SIM. Ta napravica bo zamenjala zdajšnjo registrsko blagajno. V njej bodo evidentirani izdelki, ki jih imate na zalogi. Napravica je dejansko registrska blagajna z GSM-povezavo. Račun sestavite iz nabora izdelkov, vpisanih v sistemu. Pred izdajo se bo napravica povezala s finančno upravo, omogoča pa tudi tiskanje računa. Podobno napravo že uporabljajo v restavracijah; račun vam izpiše napravica, ki jo natakarji prinesejo k mizi.

Tablični računalnik ali pametni telefon

Primerna tudi za območja, pokrita s sistemom Wi-Fi, je aplikacija, prenesena na tablični računalnik ali pametni telefon. V tem primeru boste račun sestavili v tej aplikaciji. Za zdaj je največ ponudbe pri GSM-operaterjih, a še zdaleč niso in ne bodo edini. Registrsko blagajno bo v tem primeru nadomestila aplikacija. Račun lahko sestavite podobno kot z navadno blagajno, razlika nastane potem, ko končate. Takrat se bo namreč aplikacija povezala s sistemom finančne uprave. Seveda boste morali pametni telefon ali tablični računalnik z nameščeno aplikacijo povezati še s tiskalnikom.

Kaj, če ne bo signala?

V tem primeru se bo račun izdal brez EOR, kar bo razvidno tudi z računa. Ko bo signal vzpostavljen, bo morala programska oprema omogočati prenos podatkov in računi, izdani v času nedosegljivosti, bodo dobili potrditev Fursa. Račune brez EOR bo sicer moral prodajalec posredovati Fursu najpozneje v dveh delovnih dnevih.

Bo torej mogoče, da terenski prodajalci račune v potrditev pošljejo po vrnitvi v pisarno?

Ne. Furs bo zahteval, da ima vsa programska in tehnična oprema podatkovno povezavo s finančno upravo. Če torej izdate račun v tihi dolini brez signala, ga boste seveda izdali brez EOR. Toda v tem primeru se bo morala vaša blagajna povezati s Fursom takoj, ko pridete v območje signala.

Kaj, če crkne računalnik, zmanjka elektrike ...?

Za te primere bo priročno imeti v predalu knjigo vezanih računov. Račune, izdane ob morebitnih težavah, boste morali Fursu poslati v dveh dnevih. Lahko se seveda s stranko dogovorite, da vam kupnino nakaže, v tem primeru Fursa ni treba obveščati o izdanem računu.

Kaj, če imate dejavnost na območju brez signala?

V tem primeru vam bo morala pristojna agencija izdati potrdilo, ki bo veljalo dve leti. Za izdajo računov boste uporabljali knjigo vezanih računov. Podatke o izdanih računih boste morali najpozneje v desetih dneh posredovati Fursu.

Bo račun treba izpisati?

Če imate davčno blagajno denimo na tabličnem računalniku, lahko izdate elektronski račun, ki ga pošljete na elektronski naslov ali elektronsko napravo kupca. Toda, pozor. Kupec mora imeti pri sebi račun, ko stopi iz vaše poslovalnice, tako da ga lahko preveri inšpektor. Kupec mora tako imeti s sabo ustrezno napravo, na kateri lahko po potrebi pokaže elektronski račun.